Há pouco mais de um ano, desde que a pandemia teve início, as reuniões de trabalho migraram para plataformas online – como o Zoom, Teams, Meet e Skype, entre outras. E se inicialmente o novo formato havia agradado por ser facilmente encaixado na agenda, agora, quando não planejadas, as reuniões podem facilmente sobrecarregar a rotina de qualquer profissional.
Por isso, encontrar maneiras de realizar reuniões mais produtivas é fundamental, visto que muitos profissionais começam a dar sinais de esgotamento até mesmo deste formato. Sobre o assunto, o Inc reuniu 7 dicas que podem ser facilmente aplicadas.
O artigo foi originalmente publicado em inglês a partir de dicas que membros do Young Entrepreneur Council (YEC) compartilharam. Para quem precisa otimizar o tempo, a tradução feita pelo Na Prática pode ser conferida a seguir. Confira!
A maioria das reuniões não precisa de mais de meia hora. Troque gentilezas mais tarde; as pessoas têm trabalho a fazer. Quando o tempo acabar, a reunião acabou. Se você não alcançou sua meta, você planejará adequadamente da próxima vez, não é?
Se o condutor do encontro permitir que todos saibam do que se trata a reunião e as expectativas com antecedência, isso garante que todos tenham tempo para pensar sobre ela e irem preparados. – Ryan Stephens
Envie um cronograma antes da reunião. Deixe duas coisas claras: por quanto tempo a reunião vai durar e qual tópico ela irá abranger – e se atenha a ambos. Quando todos souberem com antecedência quais tópicos serão discutidos e quanto tempo há para discuti-los, você terá um bloco de tempo muito mais produtivo. – Jonathan Long
Sempre que conduzo reuniões, tento anotar cinco tópicos que preciso abordar e faço um plano para cumpri-los. Se eu tiver tempo, farei uma agenda com esses tópicos e os compartilharei com todos na chamada. Não posso dizer quantas reuniões se tornaram confusas e caóticas porque as pessoas , mudam de assunto e apresentam itens que não são relevantes para a maioria das pessoas na chamada. perdem o foco
Eu mantenho minha regra de 5 pontos, pois qualquer coisa abaixo disso é mais um problema que pode ser resolvido por e-mail, mensagens ou telefone. Já qualquer coisa acima disso deve ser alocada em mais de uma reunião. – Rob Fulton
Durante qualquer reunião, é fácil sair pela tangente. Essas tangentes nem sempre são ruins – boas reuniões e conversas estimulam novas ideias e trazem à tona pontos válidos. Para ter certeza de que ainda alcançará os objetivos imediatos da reunião, se notar que as coisas estão saindo do assunto, permita que sejam discutidas brevemente e “estacione” essa tangente para discussão no final da reunião ou para uma nova inteiramente separada. – Patrick Linton
A coleta de informações sempre deve ser realizada antes das reuniões. Faça perguntas às partes interessadas por e-mail e traga as respostas para as reuniões. Quando todos já estão informados, a equipe pode debater questões importantes e criar um plano de ação claro, em vez de perder um tempo precioso apenas informando a todos. – David Hassell
Eu defino meu Google Agenda para programar reuniões em blocos de 25 minutos ao invés de 30. Isso significa que, em média, estou sendo 17% mais eficiente com meu tempo, tendo reuniões de 50 minutos em vez de 60 – ao economizar 5 minutos de cada reunião de meia hora.
Em qualquer chamada ou reunião com três ou mais pessoas, começo cada reunião dizendo: “Tenho uma pausa importante às [insira o horário de término da reunião aqui], então agradeço antecipadamente a todos que não desviarem do assunto”. Isso estabelece desde já que é importante seguir a agenda para respeitar o tempo de todos. – Brittany Hodak
Mudar o local onde você faz as suas reuniões não apenas mantém as coisas interessantes, mas também estimula novas ideias e inovação. Proponha para a sua equipe para fazer o mesmo e você verá uma conversa menos bocejante e mais interessante e envolvente.
Se a sua reunião está apenas sendo utilizada para repassar algumas coisas novas, não perca seu tempo fazendo uma reunião formal de toda a empresa. Pegue os poucos indivíduos específicos de que você precisa e proponha essa mudança simples. – Miles Jennings
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