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braço em cima de mesa com timer pomodoro

Técnica Pomodoro: aprenda a gerenciar seu tempo e cumprir os prazos

Por Rafael Carvalho

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 1980 por universitário italiano que procurava aumentar sua produtividade nos estudos

Você tem dificuldade em terminar as suas tarefas no prazo? A lista de tarefas acumuladas está tão grande que você tem a sensação de que simplesmente nunca vai conseguir resolver tudo? A chamada Técnica Pomodoro pode te ajudar a sair desse ciclo vicioso e aumentar sua produtividade. Trata-se de uma ferramenta simples e eficaz para que você gerencie o seu tempo.

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos nos primeiros anos de universidade. 

Ele utilizou um timer daqueles de cozinha para organizar suas tarefas. O timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados, divulgou sua técnica em 1992.

Atualmente existem outros sites e aplicativos (Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc.) que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Como funciona a técnica Pomodoro?

A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes. Para colocá-la em prática você vai precisar de:

Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva 

– uma planilha de tarefas (“to-do-tasks”)

– lápis e borracha

Primeiramente você deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.

Quando o timer tocar (fim dos primeiros 25 minutos), faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café, etc). A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar. Esses intervalos entres os pomodoros são fundamentais para “oxigenar o seu cérebro” e aumentar a agilidade mental. Vale lembrar que essas medidas de tempo são as sugeridas no método clássico, mas nada impede que  você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal. 

Leia também: Como manter a produtividade no ambiente informal de uma startup?

Quais os resultados? 

Os objetivos dessa técnica estão ligados a diminuição da ansiedade e aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações. Ao anotar no papel o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas tarefas como também estabelecer metas para cada dia ou período de trabalho e e acompanhar seus resultados e avanços. Depois de alguns dias utilizando a técnica, você poderá notar alguns benefícios como:

1. Entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa

2. Entender o que te distrai recorrentemente

3. Descobrir quais são as principais interrupções no seu trabalho

A técnica pode ser usada para organização de diversas tarefas, como longos períodos de estudo (vários concurseiros pelo país adoram essa técnica), atividades a serem desempenhadas em um dia de trabalho, projetos que precisam ser terminados, atividades domésticas, dentre outras. 

Você está gerenciando bem seu tempo? 

Descubra como anda a sua gestão do tempo fazendo as seguintes reflexões: Você estuda ou trabalha até ficar cansado ou faz intervalos com frequência?

Antes de começar, você faz uma lista com as tarefas a serem desempenhadas ou vai lembrando de cabeça? Você sabe quais são as principais causas de interrupção do seu trabalho? Estima o tempo que gastará com determinada atividade e depois consegue conferir se foi eficiente? Você trabalha bem na corrida contra o relógio?

Pensar sobre isso é importante para que você conheça melhor seu próprio ritmo de trabalho.

Cada pessoa é diferente e só ela mesma, através de observações e testes, consegue melhorar sua própria produtividade e criar um ritmo mais adequado para si.

Na websérie abaixo, você descobre mais sobre gestão de tempo e produtividade, incluindo a importância de priorizar tarefas e criar um bom plano de ação:

Como lidar com interrupções

Tudo isso é importante porque o dano causado por interrupções é real.

Segundo Gloria Mark, professora da University of California de Irvine e especialista quando se trata dos efeitos de distrações e interrupções no escritório – aquelas que você não tinha planejado, que são diferentes de pegar um café ou algo do tipo –, a jornada de trabalho tem mais a ver com minutos seguidos trabalhados do que com horas trabalhadas.

Ela cronometrou as rotinas de diversos funcionários e descobriu que, em média, eles conseguem apenas 3 minutos e 5 segundos de trabalho ininterrupto antes de uma interrupção.

Esse tipo de interrupção pode ser um e-mail, um telefone, uma “pergunta rápida” ou pedido de ajuda de um colega, entre outras coisas. E 44% das vezes a interrupção vem do próprio indivíduo, que faz coisas como abrir o WhatsApp ou o Facebook e perde o ritmo ou a linha de raciocínio.

 

Voltar à tarefa em mãos pode levar outros vinte minutos e, logo depois, outra interrupção pode estar a caminho – o que explica porque às vezes parece que a pilha de trabalho só faz aumentar.

Para conseguir administrar melhor as interrupções, você pode tomar medidas práticas como deixar o celular na mochila, desativar notificações por um tempo, desligar a internet durante um dado período ou procurar um lugar no escritório que lhe dê mais privacidade na hora que precisar se concentrar, por exemplo.

Quando se trata da Técnica Pomodoro que esta matéria explicou, vale até fazer uma placa de papel com os dizeres “estou em Pomodoro” para deixar que os outros saibam que, nos próximos 25 minutos, você está ocupado – e verdadeiramente concentrado.

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