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Mulher escreve em caderno apoiado na mesa. Ela está entre duas pessoas.

7 dicas para tornar suas reuniões mais produtivas

Por Suria Barbosa

Especialistas destacam práticas indispensáveis para realizar boas reuniões

O mundo do trabalho está cheio de reuniões improdutivas, que tomam tempo precioso dos funcionários. É muito fácil ter encontros completamente desperdiçados quando não se pensa na melhor forma de realizar as reuniões. E a verdade é que a maioria das pessoas não pensa em melhorá-las simplesmente por não terem tempo. Ou até por não saberem que ela pode ser melhor.

Em um artigo da Harvard Business Review, a escritora Amy Gallo consultou dois especialistas sobre como elaborar boas reuniões. Bob Pozen, professor sênior da Harvard Business School e autor de “Alta Produtividade”, e Roger Schwarz, psicólogo organizacional e autor de “Smart Leaders, Smarter Teams”, deram algumas dicas para torná-las mais produtivas.

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#1 Deixe o propósito claro

Determine o assunto e envie a “ordem do dia” a todos com antecedência. Junto mande qualquer material que sirva para consulta.

Também vale a pena destacar neste email (ou no convite para o evento) os tópicos que não serão discutidos na reunião.

#2 Controle o tamanho da reunião

Limite o número de convocados. Chamar apenas quem está diretamente envolvido no assunto garante que a conversa seja focada – além de evitar a perda de tempo de trabalho de quem não tem a acrescentar ao tema.”As chances são de que eles não estarão atentos ou se responsabilizarão pelo que está acontecendo”, explica Pozen.

No entanto, mantenha em mente que, com poucas pessoas, a reunião pode não conseguir a diversidade de opiniões necessária à discussão.

#3 Defina o tom certo da discussão

Garanta que os presentes fiquem confortáveis o bastante para contribuir com seus pontos de vista. Dar este tom à reunião significa disseminar uma mentalidade de aprendizado. Em vez de tentar convencer os outros de sua opinião, esteja aberto a ouvir outras.

#4 Modere as divagações

É difícil cortar alguém que divaga muito quando fala, mas é necessário. Só assim a reunião terá apenas o tamanho necessário para a discussão proposta em primeiro lugar.

Schwarz sugere dizer a quem discorre muito algo do tipo “Ok, você está certo. Tudo bem se falarmos sobre isso mais tarde?”

Para alguém que é propenso a falar demais, converse anteriormente e peça que mantenha seus comentários curtos e mínimos para que os outros sejam ouvidos.

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#5 Modere as tangentes do assunto

Tente voltar a concentrar o grupo na pauta que foi programada quando alguém fugir do tema. Se precisar, pergunte se pode discutir tal assunto (que diverge do proposto) em um outro momento.

#6 Faça transições cuidadosas de um tópico a outro

“As pessoas nem sempre progridem com você e podem ficar presas no passado”, destaca Schwarz. Então, quando passar de um tópico a outro, pergunte se todos estão de acordo com isso.

Além disso, só siga a reunião quando todos tiverem a chance de falar ou sintam que foram contemplados.

#7 Termine bem a reunião

De acordo com Pozen, a reunião deve terminar com as seguintes questões:

  • Quais são os próximos passos?
  • Quem é responsável por cada um deles?
  • Qual é o prazo para cumpri-los?

Em seguida, é importante mandar um email que retome essas questões e as respectivas respostas. Assim, todos se lembram do que foi falado.

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