Produtividade: o que aprendi ao supervisionar cada minuto do meu dia por um mês

É um fenômeno global: o tempo parece voar cada vez mais rápido. Para muitos, mudar esse quadro é uma questão de organização e conscientização. É o caso de Sam Shank, CEO do HotelTonight, um dos aplicativos mais utilizados da indústria hoteleira.

Após receber uma dica para aumentar sua produtividade de um colega, ele decidiu testá-la – e se surpreendeu com o resultado, que ele compartilhou com a comunidade do LinkedIn.

Confira o post traduzido pela equipe do Na Prática abaixo:

Há alguns meses, eu estava em um jantar de networking do First Round (outro benefício de escolher os investidores certos) quando outro CEO sugeriu um hack de produtividade para ajudar a otimizar a agenda e garantir que você está fazendo mais do que quer e menos do que não quiser.

É simples: acompanhe e segmente como você passa seu tempo. Depois, use os dados que angariar para ver se seu temp realmente é gasto alcançando seus objetivos.

Embora parecesse um pouco trabalhoso gravar tudo que eu fizesse, sabia que os benefícios de longo prazo valeriam a pena. Como tenho a maior parte da minha vida no calendário, acabou sendo mais fácil do que eu imaginava acompanhar como gasto meu tempo. Então, ao longo de quatro semanas, eu acompanhei o tempo que gastei em cada reunião, cada ligação e cada interação improvisada que tinha com minha equipe.

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Ao final desse período de acompanhamento, fiz um gráfico que mostrava exatamente como meu tempo era dividido semanalmente e outro para todas as quatro semanas. Criei categorias que refletiam meu trabalho no momento (que serão obviamente diferentes para todo mundo, as minhas evoluem com o tempo conforme meu papel evolui).

Observar esse mês que passou abriu meus olhos. Em uma semana particularmente desafiadora, mais de 80% de meu tempo foi gasto em reuniões. Apenas 4% do meu tempo naquela semana foi passado com a equipe de produtos (a parte do HotelTonight de que gosto de participar) enquanto 17% foi gasto em reuniões “externas”, como entrevistas informacionais e networking.

Mesmo que eu goste e valorize bastante essas reuniões, não parecia o equilíbrio certo para mim. Não estava deixando tempo suficiente para as coisas que eu realmente queria estar fazendo mais, como ouvir conselhos de investidores, construir relações com parceiros estratégicos, conversar com o time de produtos, com a imprensa e estar disponível e acessível para a equipe.

Então resolvi ser mais proativo sobre como eu passava meu tempo ao invés de reativo e descobrir como poderia cortar coisas ou fazer diferente. De cara, comecei a bloquear e liberar meu calendário e ativamente marcar coisas que eu gostaria de estar fazendo ao invés de assistir enquanto minha agenda apanha.

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Digo “não” aos pedidos externos com mais frequência. Priorizo construir “espaços brancos”, ou tempo sem nada programado, para que eu possa estar totalmente engajado quando tiver algo programado.

Agora reservo 15% do meu tempo para trabalhar com a equipe de Produto e 25% do meu tempo para emails, conversas de escritório (temos um plano aberto no escritório e as pessoas frequentemente param na minha mesa para conversar ou perguntar algo, uma prática que gosto e encorajo), pedidos do conselho e os inevitáveis incêndios. E, como eu esperava, os últimos meses foram bem mais produtivos e menos estressantes.

É muito fácil ser reativo em relação à sua agenda, especialmente conforme você fica ocupado. Mas quando você trabalha desse jeito, seu tempo se enche de coisas que não são realmente relacionadas ao seus objetivos e isso pode parecer um dreno ao invés de ser produtivo.

Não importa qual é seu papel na empresa ou quais são suas propriedades, eu recomendo fortemente que você olhe como está distribuindo seu tempo e quanto é gasto na direção da conquista de seus objetivos. Se não for tanto quanto você quer, fazer algo em relação a isso está nas suas mãos.

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Artigo originalmente publicado no LinkedIn e traduzido pelo Na Prática