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open space nos escritórios de advocacia

Por que os escritórios de advocacia estão adotando layouts abertos (ou, o open space)

Por Suria Barbosa

Ambientação típica das startups, o open space prevê menos barreiras em um espaço de trabalho. O layout funciona bem até em cenários inusitados – onde confidencialidade e concentração são valores máximos.

Caracterizado pela menor quantidade de divisórias no ambiente, o que proporciona mais proximidades entre os colaboradores de uma empresa, o open space é típico de startups. Nelas, onde a cultura costuma ser mais horizontalizada – sem hierarquia rígida -, o layout faz bastante sentido. No entanto, ele vem se espalhando por setores mais convencionais.

Em uma combinação pouco óbvia, o open space nos escritórios de advocacia, por exemplo, hoje é uma realidade. O modelo ajustado para o ambiente jurídico traz a mesma motivação, em partes, do que ocorre nas startups: o fortalecimento de relações mais colaborativas.

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“Faz parte do que é esperado daqui a alguns anos para todos os locais de trabalho”, afirma Juliana Anjos, coordenadora de Recursos Humanos no Felsberg Advogados. “O mercado jurídico, no ritmo próprio, vem se adaptando a isso. Eu acho positivo porque ele não deve ficar alheio às mudanças no cenário do mercado de trabalho”, acrescenta.

Adequação dos advogados

De acordo com Juliana, a adaptação dos advogados não é tão simples. A coordenadora explica que, principalmente os que têm mais tempo de carreira, acostumados a uma estrutura tradicional, podem passar por dificuldades no início. Para amenizar essas questões, quando há profissionais novos, o escritório promove integração em que dissemina orientações básicas exigidas pelo layout aberto.

Por exemplo: não utilizar o viva-voz para conferências, mas sim utilizar o fone. Deixar os celulares em vibracall, não fazer refeições nas mesas, ter muita atenção ao tom de voz. “Eventualmente, mandamos isso também para o meio de comunicação interna”, diz ela.

“As pessoas mais novas têm menos dificuldades de fazer a transição”, também destaca Erica Maluf, diretora de Recursos Humanos e Operações do Lobo de Rizzo Advogados. Para ela, tem mais a ver com geração porque os mais jovens, por serem mais “multimídia”, têm mais facilidade em se concentrar em ambientes abertos.

Para reforçar pontos que podem se tornar problemas quando se trata do open space em ambientes jurídicos, Erica relata que seu escritório promoverá treinamentos que incluem postura corporativa e segurança da informação (entre outros assuntos). “Ambientar as pessoas no cenário de open space também faz com que a gente tenha que ter claro que existem regras de convivência”, explica ela.

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Rubens Vidigal, sócio do Perlman Vidigal Godoy (PVG) Advogados, conta que há uma preocupação em manter certo nível de silêncio por conta da concentração exigida em muitas atividades jurídicas. “Mas, todo mundo ficar 100% em silêncio, [o ambiente] perde uma das suas características. O que procuramos preservar é não ter interrupções”, afirma.

Porém, lá, ele considera que a manutenção do silêncio não dependa tanto de regras. “Tem um lado de ambientação, de entender como funciona – mas qualquer pessoa que chega vê que é um ambiente silencioso de forma geral. É normal se guiar pelos exemplos.”

“Esse é um dos lados interessantes do open space, os hábitos, as percepções de cultura, ficam mais fáceis, mais unificados – é mais fácil enxergar e ter uma unicidade cultural.”

Como são os três escritórios

Perlman Vidigal Godoy Advogados

 

Acervo PVG

 

“No PVG, o open space é em plano único. Ficam sócios, advogados de todos os níveis, e administrativo no mesmo espaço. Temos mesas grandes, a maioria delas com duas telas.”

“Temos uma política relativamente rigorosa em relação a barulho, conferências telefônicas, e tudo mais. Então, temos espaços paralelos – três salas no meio desse ambiente.”

 

Acervo PVG

 

Por que a escolha foi o open space

“Éramos três pessoas, pegamos o espaço pronto que já era open. O que identificamos – e isso é importante para nós – é que o escritório tem uma lógica mais horizontalizada”, destaca Rubens.

“Nós tentamos buscar um diálogo e uma interação muito grandes, independentemente do nível de senioridade. E estimular que todos sejam partes importantes do processo. Existe uma vinculação do que é o escritório, do que ele busca ser, e o open space tem um significado em relação a isso”, explica ele.

Por conta disso, então, nas próximas mudanças, o PVG escolheu manter o estilo de layout. Tanto que, na mudança corrente, ainda prioriza a estrutura, embora existam planos de melhorias. Uma delas é a criação de núcleos de salas ainda menores, que permitam ainda mais silêncio e mais concentração, para quem precisar.

Felsberg Advogados

 

Acervo Felsberg

 

“O  Felsberg dispõe de mesas, que não têm divisória, por todo o espaço. Normalmente, a disposição é a seguinte: as pessoas que fazem parte da mesma equipe sentam próximas umas das outras. Na nossa estrutura, apenas os sócios têm salas e elas têm portas de vidro.”

“Temos um espaço de salas de reunião que ficam à disposição. Mas, na prática, como temos um alto fluxo de reunião com os clientes, nem sempre elas estão disponíveis. Nesses casos em que não há disponibilidade, o que acaba sendo comum, as salas dos sócios estão à disposição. Também temos uma sala interna que pode ser utilizada.”

 

Acervo Felsberg

Por que a escolha foi o open space 

“Os sócios pensaram em fazer tal mudança visando principalmente uma estrutura mais moderna e também a questão da otimização do espaço, além de acreditarem que isso facilitaria a interação entre os membros das equipes, os advogados e os estagiários.”

Lobo de Rizzo Advogados

 

Acervo Lobo de Rizzo

 

“O open space no Lobo de Rizzo se caracteriza em um espaço que as pessoas trabalham em mesas de quatro pessoas – todo mundo tem sua posição de trabalho fixa.”

A decisão de quatro pessoas não é por acaso: “ainda é um trabalho que precisa de concentração, então, quanto menos pessoas tiverem nos espaços compartilhados, entendemos que eles conseguem manter melhor a concentração que precisam.”

 

Acervo Lobo de Rizzo

 

Por que a escolha foi o open space

“A inspiração veio do Rio de Janeiro”, conta Erica. “O prédio tinha uma vista linda para a praia, para aproveitar a vista e para todo mundo ter o espaço e a convivência, adotaram o conceito. Quando começamos a discutir integração em São Paulo, já tínhamos essa experiência e achamos que faria sentido também.”

Os bons frutos da integração no ambiente aberto motivaram a importação do modelo. “Entendemos que as pessoas precisavam trabalhar de uma forma mais integrada, especialmente porque existem muitas práticas dentro do escritório de advocacia.”

Benefícios do open space nos escritórios de advocacia

Embora certa falta de privacidade e possibilidade de barulho sejam questões relevantes para um ambiente jurídico, os escritórios as contornam com orientações, disseminação da cultura e até tecnologia: fones e softwares para comunicação mais alinhada com o ambiente aberto.

Com os principais pontos negativos “sob controle”, os representantes dos três escritórios consideram que os benefícios sejam maiores. Para Rubens, o open space favorece a horizontalidade, que, por sua vez, fomenta o trabalho colaborativo, já que promove integração mais eficiente e natural entre profissionais com perfis diferentes.

“No mundo jurídico, há documentos que precisam de um olhar micro e outros pontos que exigem visão estratégica mais ampla”, explica o sócio. Para ele, a horizontalidade facilita, também, a unicidade de trabalho e de propósito.

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Segundo Juliana, “é muito claro que [a ambientação] favorece o fluxo de informações para os projetos tocados”. Além disso, ela e Erica concordam que a integração que o open space no ambiente jurídico possibilita seja, visivelmente, muito maior do que em outros tipos de layout.

“Quando um novo funcionário entra no escritório, o estabelecimento de vínculos, de trabalho e até de relacionamento, se dá mais rapidamente e isso também ajuda no processo de adaptação daquele novo membro”, completa a coordenadora de RH do Felsberg.

Para Erica, ainda faz com que os colaboradores se conscientizem mais sobre quem está em volta. “As pessoas aprendem a respeitar mais o espaço do outro de trabalho, porque eles têm que prestar mais atenção às próprias atitudes”, destaca.

Cultura que viabiliza

O que os três escritórios têm em comum é uma cultura mais horizontal alinhada com a ambientação, que acaba sendo mais horizontal também. Não só a combinação traz melhores resultados da aplicação do open space, como evita muitos dos percalços que poderiam existir.

Assim como “a cultura come a estratégia no café da manhã”, ela pode também dificultar a implantação de um layout open space caso seja baseada em uma estrutura mais fixa de trabalho – e não só em um ambiente jurídico.

“A nossa hierarquia não é rígida, o que facilita a interação no trabalho, independentemente do nível ocupado”, resume Juliana. No PVG, além da proximidade entre os membros do time, os trabalhos colaborativos fazem parte da cultura, o que acrescenta ao significado do open space. “O escritório tenta diminuir o máximo possível qualquer barreira entre equipes”, afirma o sócio.

A cultura de colegialidade é o que marca o Lobo de Rizzo, causando também uma valorização da possibilidade de colaboração. “Nós incentivamos que as pessoas colaborem umas com as outras mais do que disputem”, diz Erica. “Faz toda a diferença nesse ambiente.”

 

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