O que é Open Space Technology?

O portal DRAFT a série que explica as principais palavras do vocabulário dos empreendedores da nova economia. São termos e expressões que você precisa saber: seja para conhecer as novas ferramentas que vão impulsionar seus negócios ou para te ajudar a falar a mesma língua de mentores e investidores. O verbete de hoje é open space technology…

O que acham que é: Encontro de pessoas a céu aberto.

O que realmente é: O Open Space Technology (OST) é uma abordagem para encontros de grupos (que podem variar de cinco a duas mil pessoas) que, com um determinado propósito, se auto-organizam dentro de uma estrutura simples, sem hierarquia. “O que difere o Open Space da maioria das ferramentas de facilitação e diálogo é que são os próprios participantes que definem o que vai ser conversado dentro do contexto apresentado”, afirma Thomas Ufer, engenheiro pós-graduado em Gestão Ambiental e Negócios no Setor Energético que trabalha com facilitação de processos participativos na CoCriar, empresa da qual é cofundador.

Na prática, e resumidamente, funciona assim: disposto em roda, o grupo se reúne para ouvir os facilitadores explicarem o propósito daquele encontro. Em um mural, é colocada uma matriz de agenda (como se fosse uma planilha Excel) em branco, que vai ser montada pelas pessoas do grupo no momento seguinte, chamado de “mercado de ideias”: é quando cada um sugere o tema, local e que horas quer falar. Fechada a agenda, cada proponente de tema (chamado de “anfitrião”) vai ao local escolhido para conduzir a conversa. O restante do grupo escolhe a conversa de que quer participar.

“As pessoas vão para onde querem e o equilíbrio acontece naturalmente, já que geralmente os temas mais importantes são endereçados e os menos importantes não”, diz Ufer. Ele explica que há algumas regras na abordagem mas que a principal é a chamada “Lei dos dois pés”: “Ela diz que se você estiver em um grupo e perceber que não está nem contribuindo nem aprendendo, deve usar seus dois pés e ir para outra sala. É a lei de ouro do Open Space porque dá liberdade total às pessoas”.

Quem inventou: O norte americano Harrison Owen, fotógrafo e consultor organizacional especializado em facilitar o desenvolvimento e a transformação de sistemas sociais. Sua formação acadêmica é centrada na natureza e na função de mito, ritual e cultura. Em meados da década de 1960, Harrison Owen deixou a academia para trabalhar com uma variedade de organizações, incluindo pequenas aldeias da África Ocidental e comunidades urbanas na América e na África.

Descobriu, então, que seu estudo sobre mito, ritual e cultura tinha aplicação direta nesses sistemas sociais. Em 1977, ele criou H.H.Owen and Company, da qual é presidente, para se aprofundar na cultura das organizações em transformação. Em 1997, lançou Open Space Technology: A User’s Guide, que na edição brasileira ganhou o título de Coffee Break Produtivo – Tecnologia do Espaço Aberto.

Quando foi inventado: Em 1985, Harrison Owen organizava, pela terceira vez o evento Annual International Symposium on Organization Transformation, em Monterey, na Califórnia. Nos dois anos anteriores, a conferência havia acontecido de forma tradicional e ao ler os relatórios Owen se deu conta, por meio dosfeedbacks, de que apesar do longo e detalhado planejamento, a verdadeira emoção tinha acontecido nos coffee breaks do evento. E decidiu fazer diferente no terceiro ano: os participantes saberiam apenas o início, o fim e o tema da conferência.

Não haveria agenda, comitê de planejamento, comissão de gestão. Seriam apenas as 85 pessoas sentadas em cadeiras dispostas em círculo. Duas horas e meia depois, havia uma agenda de três dias totalmente planejados e nascia o primeiro evento de Open Space Technology. A marca não foi registrada por Owen, que afirma ter descoberto e não inventado o processo. “É uma abordagem que existe há anos. Sinceramente, suspeito que esteja aí desde que Homo sapiens se reuniu. É que nossa sabedoria moderna tem ofuscado o que já sabíamos”, afirma ele, na página oficial do Open Space.

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Para que serve: De acordo com Thomas Ufer, o Open Space serve para processos coletivos de decisão e construção. “Há muitas aplicações. Uma exemplo clássico é o uso em processos de planejamento estratégico para envolver equipes grandes. É uma ferramenta muito útil que consegue o input de todos os participantes, diz.

Quem usa: Petrobras, Santander, Natura, Instituto Ethos, GIFE (Grupo de Institutos, Fundações e Empresas) e CEBDS (Conselho Empresarial Brasileiro para o Desenvolvimento Sustentável) já fizeram uso do Open Space por meio da CoCriar. Ufer conta que, dentro de empresas hierárquicas, quem procura a abordagem são pessoas da área de desenvolvimento humano. “Elas já são vistas dentro da organização como progressistas e querem levar a abordagem para dentro da empresa”, fala o engenheiro.

Efeitos colaterais: Os efeitos bons, segundo Ufer, são mais intencionais do que colaterais. “Permite o surgimento de ideias novas que normalmente não brotariam em um ambiente controlado. Também gera autonomia e um empoderamento muito grande nas pessoas, que saem muito comprometidas”, diz. Já em relação aos efeitos colaterais negativos, ele afirma que é preciso dosar a abordagem em culturas hierárquicas que não estão preparadas para o processo. Neste caso, se o Open Space gera apatia (pela dificuldade de as pessoas se posicionarem livremente), pode criar desconforto. “Os chefes podem entender a atitude das pessoas como ingerência e desrespeito. E funcionários podem passar a questionar a hierarquia ao perceber que ela não é tão essencial ao funcionamento do trabalho.”

Quem é contra: Organizações e pessoas com perfis mais controladores e centralizadores. “Por promover a liberdade extrema leva pessoas que tem um perfil de controle para um lugar de medo. O Open Space evoca o medo da perda de controle”, diz Ufer.

Para saber mais: Leia matéria do New York Times de 1994, quando a abordagem ainda era pouco conhecida; veja o Open Space Map, com o uso do método no mais diversos países do mundo; assista, em menos de 10 minutos, a um vídeo explicativo no YouTube sobre Open Space.

Este artigo foi originalmente publicado em DRAFT