Processos organizacionais: coordenadora da ClearSale explica como propor e melhorar métodos dentro da empresa

Existem vários fatores que contribuem para o sucesso de uma empresa e um deles é a boa estruturação de processos organizacionais. O termo se refere a métodos de como as coisas devem ser feitas em uma instituição, organizando assim o fluxo de trabalho. Coordenadora de projetos e processos na ClearSale, empresa voltada para soluções antifraudes, Juliana Lima esclarece como os profissionais também podem contribuir para a construção desses processos e, assim, colaborar com o desenvolvimento das organizações em que atuam.

Por quê é importante ter processos organizacionais?

Juliana afirma que a gestão por processos ajuda as empresas a terem clareza de suas falhas, promovendo a melhoria de possíveis erros. “Se você não tem essa visão de como o seu sistema funciona, você também não consegue enxergar como aperfeiçoá-lo. Isso impede que a organização siga em frente e se desenvolva. A ClearSale, por exemplo, cresce 20% ao ano por ter esse olhar para falhas e atacar questões que o concorrente não está olhando. Isso só é possível se você estiver sempre aprimorando os processos organizacionais dentro da instituição”, explica.

A coordenadora aponta que é importante que as empresas estejam sempre dispostas a testar novas ideias. “Se a proposta for boa, vai ser legal para a empresa. Se não, bola pra frente, seguimos para a próxima. Quando se fala em inovação, para uma ideia dar certo, outras milhões deram errado antes. Mas questionar os processos organizacionais é o que nos leva mais longe porque fomenta criatividade e consegue trazer esse ambiente de questionar o status quo, desde a base até a alta gestão”, revela.

Uma das formas de incentivar profissionais a proporem melhorias e soluções nos processos organizacionais é criar canais de comunicação específicos para o tema. “Qualquer um pode propor ideias. Aqui, temos comitês semanais ou quinzenais nos quais gestores sentam com as pessoas que executam determinado trabalho e veem no que é possível melhorar. Também temos canais de comunicação internos com toda a companhia. Você pode sugerir ou criticar algo até de forma anônima. Isso é interessante porque as pessoas muitas vezes ficam receosas de se exporem”, indica.

Como ser um profissional que melhora processos?

Como Juliana apontou, qualquer pessoa pode propor novas ideias dentro de uma organização. Mas ela assinala que geralmente os profissionais que atuam no setor possuem um perfil mais linear. “Nisso, existe um paradigma difícil porque quando falamos em inovar, não há muito espaço para o pensamento linear. A questão é que a gente tem que ter clareza do que fazemos e questionar se essa é a melhor forma de fazer isso. Para isso, é preciso ser inquieto, curioso e questionador”, exemplifica.

Ela ainda enumera algumas habilidades que ajudam os profissionais a propor e melhorar os processos organizacionais de uma empresa:

• Visão sistêmica, ou seja, enxergar e compreender o todo;
• Entender as conexões entre diversos setor;
• Resiliência;
• Flexibilidade;
• Organização;
• Autoconhecimento.

Para quem ainda não tem muita familiaridade com a prática, a coordenadora recomenda entender qual é a zona de conforto do profissional para inovar. De forma complementar, algumas ferramentas que podem ajudar profissionais a melhorarem seus processos organizacionais são o design thinking, a técnica dos 5 Porquês e o plano de ação 5W2H.

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“Se questionar coisas como eu inovo em um crise de forma rápida ou eu preciso de tempo para desenvolver a ideia? Se eu precisar de tempo, por exemplo, preciso me dar essa oportunidade e deixar momentos disponíveis para que isso acontece. Uma sugestão é separar de 1h a 2h na semana para mergulhar em questões que não necessariamente são tarefas do dia a dia. Isso cria uma oportunidade para repensar os processos organizacionais”, aconselha.

E se a cultura empresarial do local onde o profissional trabalha ainda não tiver iniciativas bem estruturadas voltadas para repensar os processos não tem problema. “Isso não deve parar ninguém. Quando não é uma prática popular, pode deixar os profissionais inibidos, mas isso não pode fazer com que eles desistam. Compartilhe primeiro com seu ciclo de segurança, sejam gestores, pares, alguém dentro da empresa que você admira e pode ajudar. Mesmo sem a cultura de processos, quando a ideia é boa, vai ser aplicada de alguma forma e trazer uma cultura do olhar de melhoria e da qualidade de vida”, analisa.

Alguns cuidados com processos

Juliana explica que é muito importante manter termômetros e indicadores para avaliar realmente se as mudanças propostas nos processos organizacionais estão melhorando de alguma forma o trabalho. “Além disso, tem a questão do tempo. Algumas ideias precisam de tempo para maturar e gerar efeitos. Então, se eu mudar as coisas toda hora, não vou ter clareza do ganho que determinada mudança pode trazer até porque lidamos com pessoas e elas precisam de tempo também para entender mudanças e acreditar nelas. Porque também se não acreditam, talvez acabem não funcionando. É preciso avaliar se faz sentido”, sugere.

Para propor ajustes, o profissional também precisa entender muito bem o que uma empresa faz, e não apenas o papel dele. “Isso vai desde seus produtos e serviços, posicionamentos até o mercado e o ciclo de vida. Só assim ele consegue pensar além da sua atuação. Mas compartilhe suas ideias. A maioria das inovações não vem da alta liderança, mas de alguém que está na execução e vai lapidando e desenvolvendo o trabalho. Pode ser que no momento a sugestão não dê certo, mas você vai exercitando o pensamento e uma hora encontra um caminho para validar isso. Mas você não pode travar. É preciso de uma base”, garante.

Além disso, conhecimentos que não necessariamente estão ligados ao trabalho podem ter um impacto positivo nesses processos. “Existe algo muito libertador em entender que se alguma coisa está boa, pode ser melhor. E se não estiver, também pode. Qualquer um dos caminhos vai te levar a um lugar melhor do que você começou. É só olhar para as conexões. Quando se fala de trabalho, tudo sempre é processo”, finaliza.