Famosa fórmula criada em 1906 por um economista italiano, o princípio de Pareto (ou “regra 80/20”) estipula que, em diversas áreas, 80% dos resultados dependem de apenas 20% das causas. Visto que para determinar o que consiste nos 20% é preciso priorizar, a regra pode ser aplicada quando se trata de tarefas cotidianas, afetando positivamente a produtividade.
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O nome da lei vem do economista italiano Vilfredo Pareto, que percebeu a relação 80/20 enquanto estudava a distribuição desigual de renda em seu país. Na época, Pareto observou que 20% das pessoas possuíam cerca de 80% da riqueza total.
Posteriormente, o consultor de negócios Joseph Juran, reconhecido por seu trabalho acerca da “gestão da qualidade”, nomeou o conceito em homenagem ao economista italiano e expandiu-o para a esfera organizacional. Segundo Juran, 20% dos defeitos são responsáveis por 80% dos problemas.
Desde então, o princípio de Pareto vem sendo aplicado em muitas esferas. Por exemplo, em 2002, a Microsoft comprovou a constatação de Juran: a gigante descobriu que 80% dos erros e falhas no Windows e Office eram consequência de apenas 20% dos defeitos, nos quais realmente precisava focar os esforços de melhorias.
Com base na regra 80/20, apenas 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. O que isso significa é que 20% de empenho tem potencial de causar 80% dos efeitos. A partir desta constatação, o ideal é que o esforço seja concentrado nas poucas ações que vão, efetivamente, gerar resultados significativos.
Analisando a lista de tarefas, é provável que se identifique facilmente quais são as pertencentes ao grupo de 20%. As outras, por não serem tão importantes ou não contribuírem para os objetivos finais, só devem ser cumpridas após as
prioridades.A Harvard Business Review sugere uma forma de priorizar eficientemente com base no princípio de Pareto. O método consiste em escrever as seis prioridades do dia e riscar as últimas cinco. A primeira coisa a se fazer, pela manhã, é trabalhar nesta atividade prioritária por 90 minutos, evitando distrações.
Se a técnica da HBR parece difícil por pressupor uma priorização radical, a revista de negócios Inc. aconselha uma outra, que pode facilitar eleger o que é importante.
De acordo com a Inc., o primeiro passo é determinar o nível de esforço (de 1 a 10) e de resultados positivos (de 1 a 10) em cada tarefa de uma lista. Em seguida, estipular o grau de prioridade (de 1 a 10), dividindo o número de esforço pelo de resultado. Por exemplo:
Esforço = 10
Resultado = 2
Prioridade = 5
Esforço = 4
Resultado = 4
Prioridade = 1
Esforço = 1
Resultado = 10
Prioridade = 0.1
Dessa forma, a primeira tarefa a se fazer é a 3, a 2 é a segunda e a 1 é a última.
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