Um Projeto: Fundação Estudar
Consultoria Facolni PDCA

Conheça o método PDCA, que fez da FALCONI a maior consultoria de gestão do Brasil

Por Rafael Carvalho

Planejar, executar, verificar e agir: entenda de que forma empresas e consultorias usam a fórmula para resolver seus problemas

Em nosso cotidiano, tanto pessoal como profissional, somos frequentemente desafiados a criar fórmulas para solucionar os problemas que aparecem. Com empresas, não é diferente. O método PDCA, disseminado no Brasil pela consultoria de gestão FALCONI, é uma dessas fórmulas.

Criada por Vicente Falconi, um dos principais nomes da gestão brasileira, a FALCONI é hoje uma gigante com cerca de 600 consultores e mais de 30 anos de atuação, somando milhares de projetos realizado em empresas privadas e órgãos do governo.

Elogiado por grandes líderes brasileiros em diversos setores e indústrias, o método é usado para avaliar se os seus esforços estão realmente trazendo o resultado esperado – e, se não for esse o caso, corrigir o que for necessário. Para que ele funcione, portanto, é preciso saber o resultado que você espera.

No estilo de gestão da FALCONI, é aí que entram as metas: objetivos a serem alcançados com prazo e valor estabelecido.

Assim, a meta deixa claro onde e quando você quer chegar. Escolher as metas para um projeto, uma empresa, ou mesmo suas metas pessoais, não é uma tarefa simples – exige dedicação e análise cuidadosa do que já foi feito no passado.

As metas, quando bem definidas, devem ser:

  • Desafiadoras: demandam conhecimentos novos e aumentam a complexidade dos desafios anteriores;
  • Viáveis: devem ser estabelecidas para ser atingidas e é preciso acreditar que realmente é possível alcançá-las. Não devem ser estabelecidas com exagero, como um norte impossível;
  • Sustentáveis: analisadas com base em fatos e dados e atingidas de forma que garanta que os resultados vão se manter.

As metas também devem ser mensuráveis e possíveis de ser acompanhadas. “Você não controla (e nem melhora) aquilo que não pode medir” é um dos mantras da consultoria, emprestado de Peter Ducker, considerado um dos fundadores da administração moderna.

Alguns exemplos de metas estabelecidas em empresas e organizações do governo: aumentar 6% o EBITDA, reduzir em 90% a taxa de erros de produtos enviados, melhorar em 15% o índice de aprendizagem dos alunos do ensino básico.

A partir daí, o método PDCA vai ajudar a indicar qual o melhor caminho para atingir essas metas e realizar os ajustes de rumo necessários conforme ele vai sendo percorrido.

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A história do método

Acrônimo para Plan (planejar), Do (executar), Check (verificar) and Act (agir), em inglês, o método remete à obra do filósofo francês René Descartes, Discurso do Método, de 1637.

“Naquela época, a motivação de Descartes era descobrir uma forma de condução científica do pensamento humano em busca da verdade. Essa é a origem fundamental do PDCA, um método cartesiano de resolver problemas”, explica um consultor ouvido pelo Na Prática.

Dentro do ambiente corporativo, o método PDCA tornou-se popular através de um estatístico americano chamado Edward Deming. No início da década de 1950, após a Segunda Guerra, o governo japonês convidou Deming a ajudar o país na reconstrução industrial no cenário do pós-guerra.

Edward Deming[Edward Deming, que popularizou o método PDCA: “Um objetivo sem método não faz sentido” / Foto: Reprodução]

Com a aplicação das técnicas de Deming, o Japão se tornou uma potência industrial e um case histórico de produtividade – e foi de lá que o mineiro Vicente Falconi, fundador da consultoria que leva seu nome, trouxe essas ideias.

A grande razão de ser do PDCA é a resolução de problemas: ele é um passo a passo para o alcance de metas.

Segundo consultores da FALCONI, o método pode ser aplicado a qualquer tipo de problema, inclusive em em situações da vida pessoal, e é base fundamental dos processos de gestão de qualquer tipo de organização.

Assista ao bate-papo do Na Prática com o professor Vicente Falconi

Como funciona o Ciclo PDCA

Na prática, o método segue a sequência das quatro letras. Primeiro, como já explicamos, é necessário identificar um problema e traçar uma meta para sua resolução, com prazo definido para se chegar ao resultado esperado.

A partir daí, entra em jogo o acrônimo:

1. Plan

É a etapa em que as ações que vão ajudar a chegar mais perto da meta são planejadas. Sempre que possível, defina um resultado esperado para cada uma dessas ações.

Para começar, localize o problema de maneira objetiva. Em seguida, estabeleça metas, analise causas prováveis do problema e elabore um plano de ação para resolvê-las.

Quais são suas questões e previsões sobre o que está acontecendo? No plano de ação, quem fará o quê e quando?

2. Do

Execute o plano de ação definido na etapa anterior. Ao longo do caminho, documente as dúvidas, dados e problemas que aparecerem.

Que mudanças devem ser feitas? um próximo ciclo é necessário? plan: seja objetivo, liste suas questões e previsões, crie um plano de ação com quem, o que, onde e quando. faça o plano, documente os probemas, analise dados. estude”complete a análise de dados, compare dados e suas previsões, resuma o que rolou.

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3. Check

Verifique e analise resultados. Compare resultados e dados, liste os efeitos secundários e verifique a eficácia das ações tomadas. Faça um resumo do que aconteceu.

4. Act

Por fim, incorpore os aprendizados e ajuste possíveis falhas a partir do que está dando errado. Há mudanças que ainda devem ser feitas? Se sim, você pode recomeçar o ciclo com um novo ponto de partida.

Também é o momento de padronizar o que está dando certo. Para tanto, é preciso deixar bem claro qual é o padrão a ser adotado ou alterado, comunicar os outros, oferecer treinamentos e educação conforme for necessário e acompanhar a implementação e utilização desse novo processo.

Colocando o método PDCA em prática

Na parte do planejamento, é necessário dedicar tempo para analisar os dados do problema (histórico, frequência, etc) e refletir sobre quais seriam suas causas mais fundamentais para poder pensar em ações que vão atuar sobre elas.

Nesse momento, cabe o brainstorming tanto sobre causas como sobre ações para atacá-las.

Porém, como um brainstorming acaba gerando um número grande de possibilidades, é preciso priorizar: quais causas são as mais impactantes? Quais ações podem trazer mais resultado?

A partir daí, essas ações precisam ser colocadas em prática: de nada adianta um planejamento excelente se ele não for bem executado.

Abaixo, Bernardo Hees fala sobre o que determina o sucesso de uma nova cultura:

Um dos pontos principais levantados pelos consultores é a necessidade de disciplina para cumprir o que foi previsto no plano de ação.

Como já disse Bernardo Hees, CEO da Kraft Heinz, em entrevista ao NaPrática.org: “O sucesso não está na estratégia, está na execução”.

Conforme as ações vão sendo realizadas, é preciso coletar dados sobre o resultado que elas trouxeram e verificar se esse resultado é inferior ou não ao que estávamos esperando.

A importância dos ciclos

Vale lembrar que essa sequência é cíclica. Ou seja, quando algo não trouxe o resultado esperado, os ajustes feitos na última etapa (Act) são novamente submetidos ao início do ciclo: planejamento, execução e checagem.

É preciso refletir sobre o que deu errado: foi um erro de execução? De planejamento? A ação não é tão eficaz? A partir daí, o ciclo vai ser percorrido diversas vezes ao longo da resolução do problema, conforme diferentes ações e planos de ação vão sendo testados.

Repete-se o ciclo, passando pelas quatro etapas, até que um plano de ação consistente o bastante para trazer os resultados esperados seja implementado.

Já em caso de sucesso no resultado, é feita a padronização do processo para garantir que boas práticas sejam repetidas. Se determinada ação deu certo e trouxe o resultado que queríamos, o melhor é garantir que ela vai continuar sendo feita, não é mesmo?

O PDCA é um método único e aplicado da mesma maneira em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu segmento. A diferença está no tamanho e na diversidade dos problemas.

3 fatores fundamentais

Segundo o consultor com quem conversamos, 3 fatores são fundamentais para que se atinja as metas na utilização do método:

  • Liderança atuante
    “Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão”, começa o consultor.
  • Conhecimento técnico
    “Também é necessário haver conhecimento técnico disponível. Se a empresa é uma cervejaria, por exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico de fazer cerveja.”
  • Conhecimento aplicado
    “O terceiro fator essencial é de fato aplicar o conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA.”

Leia também: ‘Gestão não tem ideologia’, diz Vicente Falconi

Como funcionam os projetos

Na prática, o próprio cliente auxilia a consultoria na aplicação do método.

“O trabalho é feito a várias mãos e faz parte do processo ensinarmos fazendo junto, disseminando o conhecimento de forma que os bons resultados se perpetuem”, explica o consultor.

“A participação de nossos clientes nesse processo é imperativa. O conhecimento de gestão por si só não leva ao resultado. É sempre necessário que tenhamos conosco a parceria de nossos clientes, com seu conhecimento técnico e liderança, em todas as etapas do projeto.”

Um exemplo recente está na Petrobras. Seu novo presidente, Pedro Parente, já explicitou que a inspiração para o novo plano de negócios da estatal, que tem duração de cinco anos, vem diretamente das lições de gestão da Ambev e da aplicação do PDCA.

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Pedro Parente, presidente da Petrobras[Pedro Parente, presidente da Petrobras / Foto: Reprodução]

Ao Estadão, Parente explicou que, além das metas financeiras e de segurança operacional da empresa como um todo, a Petrobras também aplicará o método para objetivos e metas de empregados de cada nível hierárquico, que serão acompanhados em reuniões trimestrais.

Assim, com um método principal para todos, o resultado como um todo será mais consistente. “Depois de tudo o que aconteceu com a Petrobras, temos o desafio extremamente importante de criar uma cultura de alto desempenho”, resumiu o executivo.

A boa experiência de Parente com o método PDCA data do início dos anos 2000, quando ele era Ministro de Minas e Energia.

Às voltas com apagões e racionamento de energia, sua equipe convocou a Falconi. “Várias pessoas já queriam tomar atitudes, mas pedimos calma para desdobrar metas e planos de ação para o Brasil inteiro”, lembra-se Vicente Falconi.

Com o ciclo de desenvolvimento estruturado, a crise foi gerenciada. “Essa experiência nos deu a exata medida de como podemos ser importantes para o país”, continuou Falconi.

Exemplo prático de Ciclo PDCA

Em qualquer setor, a teoria é fundamental para que o método PDCA funcione.

E como ele se desdobra na prática?

Comece pensando da seguinte maneira: qual é a sequência de procedimentos necessários para que aquela meta seja atingida? Essa, segundo Vicente Falconi, é a definição de um método.

Com isso em mente, vamos criar um ciclo.

Imagine que você teve a ideia para um novo serviço que pode ser oferecido pela empresa júnior em que você trabalha.

Plan na prática

O primeiro passo é planejar (plan): qual é esse novo serviço? Quem são os possíveis clientes? Como atingi-los? O que precisa ser feito? Quem será responsável por qual parte?

Do na prática

Em seguida, é hora de executar (do), que nesse caso pode significar criar um piloto desse novo serviço, apresentá-lo em reuniões com potenciais clientes e entregar os primeiros trabalhos.

Check na prática

Depois, é hora de checar (check): você tinha razão em relação aos clientes que previu? As coisas aconteceram de acordo com o que estava estipulado ou houve imprevistos? Quanto tempo a mais (ou a menos) aquela tarefa levou? Que feedbacks recebeu?

Act na prática

Por fim, vem a ação (act): ainda há mudanças a serem feitas? Se sim, volte ao primeiro passo e liste quais são.

Se não, você pode agir para padronizar esse novo serviço e incluí-lo no portfólio da empresa para que os jovens da próxima gestão também possam oferecê-lo.

Descubra as principais inspirações de gestão de Vicente Falconi no vídeo abaixo!

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