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Faça download do Sprint, uma ferramenta que vai ajudar a organizar suas tarefas e atingir seus objetivos

Por Redação, do Na Prática

Entenda como funciona a ferramenta, que quebra projetos e problemas em tarefas menores e as organiza para que sejam concluídas rapidamente e em um tempo determinado

O sprint é uma ferramenta para atingir objetivos em um determinado período de tempo – de preferência, em ritmo acelerado.

Para isso, ele ajuda a organizar o desenvolvimento de um projeto ou de um problema ao dividi-lo em tarefas menores que devem ser cumpridas normalmente ao longo de uma, duas ou três semanas.

Originalmente utilizado por profissionais de tecnologia para executar as diversas fases de um projeto, como implementação de um novo código ou correção de bugs, o sprint pode facilitar muitos outros tipos de atividades e ajudar as mais diversas equipes, contribuindo para adicionar disciplina ao trabalho.

Sprint

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Em outras palavras, o sprint pode ser tanto usado para dividir as tarefas em certa equipe de uma empresa, em uma startup, ou até mesmo em um projeto de faculdade mais complexo.

Quando e como utilizar o sprint

Tudo começa com uma definição bem clara do problema ou projeto em questão.

Em seguida, são criadas as tarefas que o compõe, que também podem ser quebradas em pedaços menores, capazes de serem concluídos mais rapidamente e agregar valor.

Em uma versão simples do Sprint, as pessoas envolvidas se reúnem de tempos em tempos – por exemplo uma vez por semana, a cada 15 dias, ou uma vez por mês – e, em cada encontro, definem as tarefas que cada um deve realizar até o próximo encontro, deixando tudo registrado na planilha do sprint.

Em versões mais complexas do Sprint, os participantes também estimam o tempo que levará para completar cada tarefa e decidem o que vão fazer entre um encontro e outro com base na soma dá uma ideia da carga horária dessas tarefas.

Se você nunca usou a ferramenta, não é necessário já começar com esse nível de sofisticação.

Como planejar sem executar não adianta nada, é importante começar a trabalhar na data marcada para dar start no o sprint. A partir daí, as reuniões e acompanhamentos periódicos devem ser marcadas para verificar o que de fato foi feito segundo o planejamento.

“É importante que as pessoas sejam honestas se de fato entregaram ou não a tarefa – quanto mais específica for a entrega, melhor – e também entender que não há problema algum em falhar no planejamento. Estamos em um processo contínuo de aprendizado”, diz Millor Machado, gerente de Gente, Gestão e Tecnologia da Fundação Estudar, que utiliza o sprint no dia a dia em todas as equipes.

Em sua área, Millor atua como scrum master, nome dado ao responsável por garantir que o sprint funcione. É ele que marca as reuniões, garante que as funções de cada um estejam claras e que as ferramentas necessárias estejam disponíveis.

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Como fazer um sprint

Passo 1: Preencha a planilha

Na prática, o sprint é feita em uma planilha colaborativa no Google Sheets ou algo similar, com colunas como data do sprint, nome da tarefa, tipo de tarefa (primária, secundária ou problemas a resolver, por exemplo), responsável pela tarefa, status da tarefa e observações.

Exemplo de planilha de sprint
[Exemplo de planilha de sprint]

O modelo é personalizável e permite outras colunas, desde que a planilha continue clara e organizada.

Para entender como funciona na prática, imagine que você faz parte de uma equipe que tem como objetivo apresentar o protótipo de um app em duas semanas.

Numa reunião inicial, o scrum master dará o contexto da situação – nesse caso, colocar um protótipo de pé – e, juntos, vocês decidirão as ações essenciais que cada um precisa fazer.

A pessoa A fará o design do app – escolher paleta de cores, logo e fonte, por exemplo –, a pessoa B criará o material promocional – estratégias de venda e promoções –, a pessoa C criará o código para fazê-lo funcionar – em laptops e celulares, abrindo a janela de um jeito ou de outro, etc. –, a pessoa D fará o conteúdo do aplicativo – redigir, traduzir e revisar o texto – e por aí vai.

Cada pessoa organiza e atualiza suas tarefas em uma planilha única, onde todos podem acompanhar facilmente seu progresso.

Se a pessoa D quiser saber se a janela do app já abre da direita para a esquerda, pode checar ali se a pessoa C está em dia. Se o scrum master quiser saber se está tudo andando bem ou como ajudar alguém a completar uma tarefa, basta olhar ali também.

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Passo 2: Monte o backlog

No mundo real, no entanto, demandas inesperadas, como pedidos de outras áreas para o designer e novas pendências da área de vendas, fazem parte do dia a dia do trabalho. É aí que entra o backlog, outro termo herdado da tecnologia e que se refere às demandas acumuladas, que não estão planejadas no sprint em curso.

“De forma bem simples, um backlog guarda as ideias de coisas que devem ser feitas mais para frente”, fala Millor. “Um bom backlog facilitar muito o processo, já que é ‘só’ uma questão de dimensionar quanto tempo cada tarefa levará e o tempo disponível do sprint.”

É no backlog, e não direto na planilha, que vão parar as demandas que surgem pelo caminho.

Para manter a disciplina do sprint sem ignorar ninguém, a solução encontrada pela Fundação Estudar foi criar um backlog no Trello, uma ferramenta colaborativa gratuita que organiza as informações – o que é, quem faz, etc. – em cartões que podem ser movimentados num painel.

Exemplo de backlog no Trello
[Como funciona o Trello]

No Trello da ONG, os cartões são organizados em colunas referentes ao seu status, como a ideia bruta, tempo estimado para prepará-la, revisão e aprovação.

Também é possível adicionar notas, comentários e etiquetas em cada cartão. Quando tudo está certo e validado por ali, o cartão do Trello ganha um “upgrade” e, quando possível, já é encaixado na planilha do sprint sob o nome do responsável.

Quando não é, fica ali guardado para ser feito quando o sprint terminar.

Vale lembrar que o uso do Trello não é obrigatório. Caso você conheça ou prefira outra plataforma que preencha os requisitos – edição colaborativa e acompanhamento fácil e transparente –, pode utilizá-la sem problemas.

Passo 3: Faça um acompanhamento constante

Já deu para perceber que acompanhamento é o ponto-chave para o bom funcionamento do sprint. E, com o tempo, acaba se tornando parte da rotina de quem emprega a técnica.

Na área de conteúdo da Fundação Estudar, por exemplo, o sprint é empregado continuamente para dar conta de demandas recorrentes.

Para atualizá-las, os membros do time passam dez minutos escrevendo suas tarefas essenciais para o sprint da semana seguinte antes de uma rápida reunião às sextas-feiras.

Reunidos, acompanham o status do que tinham que fazer naquela semana – o que deu certo e o que não deu certo? – e validam as novas tarefas com a gestora. Na segunda-feira, já começam o dia sabendo quais são suas prioridades.

Para quem planeja um sprint pontual, caso do exemplo do protótipo de app, o acompanhamento constante é ainda mais crucial. Como cada etapa foi planejada para atingir aquele objetivo, é importante saber se as tarefas estão tendo resultados e como interferir naquelas que estão tendo problemas.

Não se perca no planejamento

Encaixar de demandas inesperadas fica mais fácil quando o sprint deixa uma folga para levar em conta eventuais imprevistos. Para isso, basta planejá-lo com um pouco mais de atenção e manter a disciplina.

Uma equipe que planejou um sprint de uma semana em tempo integral, por exemplo, conta com 40 horas de trabalho, ou 8 horas por dia.

Ao organizar as tarefas do sprint de maneira que levem cerca de 30 horas para serem concluídas (é importante que cada um seja honesto em relação ao tempo que precisa), é possível garantir esse espaço extra de dez horas para o backlog.

Durante um sprint, no entanto, novas tarefas devem ser tratadas com cautela. É por isso que, se o ambiente de trabalho for muito volátil, ele dificilmente vai funcionar como deveria.

“O sprint parte da premissa de que uma vez definido, o planejamento só deve ser alterado em casos muito extremos”, explica Millor. “Brincamos que existem momentos de pensar numa tarefa antes do sprint e, durante, ‘não há espaço para pensar’. O que foi prometido precisa ser entregue.”

Caso o conceito de sprint cause estranhamento na equipe, você pode começar de maneira mais leve. “Um e-mail com os envolvidos combinando o que entregarão até a próxima reunião já dá um belo início”, aconselha Millor.

Lembre-se, mais uma vez, que o objetivo aqui é atingir um marco curto. Quanto mais organizado for esse processo, mais fácil será.

Sprint

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