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Entenda a ferramenta Seis Sigma para eficiência de projetos

Por Rafael Carvalho

Aprenda como se habilitar para implementar a ferramenta Seis Sigma e descubra sua relevância para melhorar o desempenho de seus projetos

Criar processos internos realmente mais eficientes, econômicos, e que garantam a qualidade do serviço prestado por uma empresa é fundamental para que ela permaneça competitiva no mercado. O Seis Sigma (ou Six Sigma, em inglês) é uma ferramenta internacionalmente reconhecida e amplamente utilizada para identificar e implementar melhorias nos processos internos de uma empresa, garantir custos de operação menores e, consequentemente, aumentar os lucros.

Os profissionais que implementam essa ferramenta dentro de uma empresa precisam ter certificados oficiais, emitidos por diversas escolas e conhecidos como Belts, como será explicado mais adiante. Com o aumento no número de empresas utilizando o Seis Sigma, também aumenta a valorização dos profissionais que possuem essas certificações.

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Definição O sigma (Σ) é uma letra do alfabeto grego, e também uma medida de variação utilizada em estatística. No universo empresarial, a Sigma se refere à frequência com que determinada operação ou transação utiliza mais do que os recursos mínimos necessários para satisfazer o cliente, ou seja, ela determina uma taxa de desperdício/desvio por operação. Assim, você pode usar o Seis Sigma para calcular matematicamente o nível de desempenho dos processos da sua empresa e obter um diagnóstico.

Os sigmas representam algo como uma escala de qualidade, onde 1-sigma é o nível mais baixo, com alta quantidade de defeitos e grande potencial de perda de suas vendas devido à não-qualidade. Uma empresa que está no nível 6-sigma, que é o mais alto nível de excelência dentro da metodologia, tem apenas três defeitos em um milhão.

Benefícios Ao desenvolver projetos Seis Sigma, uma empresa consegue melhorar a eficiência de seus processos internos, reduzir os custos da má qualidades dos processos, eliminar defeitos e reduzir o ciclo dos processos, e, como consequência de tudo isso, melhorar o serviço oferecido para o cliente.

Como gestor desse projeto, você poderá tomar decisões mais assertivas: em vez de realizar cortes de custos e arriscar comprometer a qualidade do serviço ou produto da empresa, com o Seis Sigma, você é capaz de identificar e eliminar custos que não agregam valor aos clientes.

Como funciona o Seis Sigma? De uma forma geral, o sistema Seis Sigma funciona por meio da definição de metas e aplicação de projetos específicos para alcançar essas metas. O sucesso do programa vai depender da mobilização e participação de todas as pessoas da organização. Esses projetos serão definidos a partir da estratégia DMAIC (sigla para Definir, Mensurar, Analisar, Incrementar e Controlar). De uma forma geral, isso significa:

Definir: metas claras para as atividades e as melhorias almejadas. Essas metas serão os novos objetivos estratégicos da empresa.

Mensurar: o sistema existente. Antes de buscar melhorias, é importante entender 100% como acontece atualmente cada etapa dos processos internos da empresa. A partir dessa análise, será possível estabelecer métricas válidas e confiáveis para ajudar a monitorar o progresso rumo às metas definidas no passo anterior.

Analisar: o sistema atual. O objetivo desta análise é identificar caminhos para eliminar a lacuna entre os números atuais e as metas definidas anteriormente. É importante que essa análise seja fundamentada por dados sólidos e informações estatísticas.

Incrementar: o sistema. Isso significa que você vai melhorá-lo, e não realizar mudanças estruturais. Nessa etapa, a sua capacidade criativa para encontrar novas soluções e melhorar os processos é um diferencial importante.

Controlar: o novo sistema desenvolvido. O objetivo dessa etapa é garantir que a metas alcançadas serão mantidas a longo prazo.

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Não entendeu nada? Calma. O Seis Sigma é uma metodologia bastante técnica, e que exige conhecimentos de matemática e estatística para realizar cálculos sofisticados a partir dos dados da empresa. Neste post da Endeavor, é possível ver um passo-a-passo da ferramenta, e este link apresenta mais detalhes sobre como os cálculos necessários são realizados.

Quem faz? Nem todos os envolvidos nas equipes precisam ter domínio total dessas ferramentas, já que os projetos Seis Sigma envolvem uma equipe multidisciplinas. No entanto, os projetos devem ser coordenada por duas figuras especiais e treinadas para isso: o Champion e o Black Belt (ou Master Black Belt), que precisam ter a certificação da metodologia.

Champion: Basicamente, sua função em um Projeto Seis Sigma é garantir que todas as barreiras para implementação com sucesso sejam removidas e disponibilizar recursos necessárias à execução. Ele também deve aprovar ou reprovar propostas de melhoria em processos e implementar alterações nos processos.

Black Belt: É a figura que lidera a equipe de implementação do projeto. É ele quem vai conduzir a equipe ao longo das etapas do ciclo DMAIC, ensinar e aplicar as ferramentas adequadas ao projeto e identificar oportunidades de melhoria no processo.

Ainda há outras certificações, como Yellow Belt, adequada para os profissionais que realizam projetos de baixa complexidade, que não dependerão de um grande número de interações com outros processos e departamentos; e Green Belt, profissionais que realizam projetos de melhoria com grau de complexidade médio, e são orientados pelos Black Belts na condução de seus projetos. Essas certificações podem ser obtidas em diversas escolas, e é importante pesquisar a reputação dos professores envolvidos no curso antes de realizar a matrícula.

Um dos cases mais famosos de implementação e bons resultados do Seis Sigma é da GE (General Eletric Company), nos anos 1990. A partir do Seis Sigma, a empresa passou por um grande movimento de mudança na sua cultura básica, mais especificamente na forma de capacitação e treinamento de equipes e nos critérios de promoção e de remuneração, que passaram a se basear nos desempenhos dos resultados do Seis-Sigma. Além disso, o Seis Sigma proporcionou à empresa uma grande economia de recursos e ganhos em aumento de produtividade.

Este artigo foi orinalmente publicado em Endeavor

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