No começo do dia de trabalho, a intenção é sempre boa: você o começa energizado, decidido a ser mais eficiente, organizado e dar conta de tudo que precisa fazer. Porém, ao longo dele, por mais que seu plano fosse, aparentemente, infalível, as coisas não acontecem como previsto e a sua produtividade vai por água abaixo.
O site Quartz preparou um especial sobre como planejar o dia para valorizar prioridades, seu foco e até o aproveitamento da sua energia – um recurso que parece finito, mas não é, e que é decisivo em sua capacidade produtiva. As quatro estratégias a seguir podem te ajudar a recuperar o controle da sua rotina e se concentrar nas tarefas mais importantes.
A Matriz de Einsenhower – nomeada em homenagem ao ex-presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower, que notoriamente disse “O urgentes não é importante e os importante nunca é urgente” – ajuda a priorizar. Sim, são coisas diferentes.
O Na Prática tem uma matéria detalhada sobre como utilizá-la, mas, basicamente, o foco da técnica é nessa distinção. Embora a maioria de nós as confunda o tempo todo, para organizar sua rotina, é importante entender isso.
Se você pegar alguns minutos para categorizar cada tarefa, pode perceber que está gastando tempo com as atividades erradas. Resumidamente, a Matriz consiste em quatro caixas, com o eixo horizontal representando “urgência” e o vertical “importância”.
Tarefas urgentes, mas não importantes, tendem a produzir muita ansiedade. E isso é o que nos distrai das tarefas mais importantes (mas não urgentes). Essas tarefas geralmente não têm prazos, o que torna tentador simplesmente adiá-las.
O venture capitalist Sam Altman chamou a Distração Digital de “uma das grandes crises de saúde mental do nosso tempo”. Nós olhamos nossos smartphones 150 vezes por dia (em média) e de acordo com o professor de ciência da computação Cal Newport, isso prejudica muito a capacidade de pensar com clareza e criativamente.
De acordo com o professor, o remédio é o “trabalho intenso” (deep work): maximizar a intensidade do trabalho por unidade de tempo. Ele menciona a tática de agrupar o trabalho intelectual importante, mas difícil, em longos trechos ininterruptos de atividade.
Ele ainda recomenda uma programação fixa que proporcione o equilíbrio ideal entre esforço e descanso. Há vários graus dessa aplicação – Newport, por exemplo, para de trabalhar às 17h30 – e um dos mais simples de seguir é o Pomodoro, que estipula ciclos de 25 minutos de trabalho seguidos de pausas rápidas. Vá testando e ajuste o seu cronograma de acordo com o que dá melhores resultados para você.
Paul Graham, co-fundador da startup incubadora Y Combinator, considera que existam dois tipos de cronogramas: o “cronograma do criador” e o “cronograma do gerente”. Se você alterna entre reuniões, teleconferências e e-mail, provavelmente tem uma agenda de gerentes. Os gerentes tendem a organizar seus dias em blocos de uma hora, mais ou menos. Já os criadores, como escritores, programadores e artistas, têm trabalho que requer longos períodos de concentração ininterrupta.
As agendas dos criadores e dos gerentes tende a se cruzar nas reuniões, e ambos os tipos de profissionais devem entender as ramificações disso. Mesmo uma breve reunião pode ter um efeito em cascata, seja forçando você a mudar de contexto ou impedindo que você inicie um projeto ambicioso, porque sabe que uma interrupção no meio do dia o aguarda. Devemos estar sempre nos perguntando: “Essa reunião é necessária?”
Ao contrário do tempo, que é finito, a energia pode ser “reabastecida”. No entanto, a maioria dos conselhos de produtividade concentra-se em extrair eficiência em vez de gerenciar esse recurso.
Uma abordagem pensada por Tony Schwartz e Jim Loehr (descrita no livro “The Power of Full Engagement”), dá conta de que para tirar o máximo de um profissional, é preciso fortalecer e abastecer sua energia física, mental, emocional e espiritual. Cada uma dessas categorias merece sua própria seção, mas fundamentalmente, para as companhias, trata-se de reconhecer que os funcionários não são um tipo de pessoa, são pessoas.
Os locais de trabalho e os gerentes podem apoiar a energia física de seus colegas por meio de atitudes e políticas sobre nutrição, condicionamento físico e sono; energia emocional, ajudando-os a gerenciar sua resposta ao estresse; e energia mental, ajudando-os a se concentrar nas tarefas.
Quanto à energia espiritual, é mais provável que as pessoas que encontram sentido em seu trabalho sintam mais energia positiva, foquem melhor e demonstrem maior perseverança – mas isso deve vir do topo de uma organização. Você também pode “atacar” cada um desses elementos em si mesmo, procurando ter equilíbrio em todas as categorias.
Sabe aquela tarefa temida que parece tomar conta da sua lista de tarefas, atrapalhando sua produtividade e pairando como uma nuvem o dia todo? Essa tarefa é o “sapo” e o ideal é tentar “engoli-lo” o quanto antes.
O hábito de enfrentar imediatamente esse trabalho mais importante fará com que você tenha o sentimento de vitória logo no início do dia. Para a maior parte das pessoas, isso significa um aumento na energia produtiva. Ao mesmo tempo em que completar a tarefa tirará um peso da sua agenda e também lhe dará força para o resto do dia.
Depois de engolir o sapo, é hora de diminuir o resto da sua lista de tarefas. Comece perguntando a si mesmo: “Qual é o uso mais valioso do meu tempo agora?”
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