O e-mail é uma das principais formas de comunicação dentro do ambiente de trabalho. Mas é comum que a caixa de entrada se encha com diversos conteúdos que nem sempre são úteis ou necessários. Isso faz com que as pessoas nem sempre consigam responder a tudo que chega. Para ajudar os profissionais a escrever e-mails que não serão ignorados, o lexicógrafo e professor norte-americano Bryan Garner oferece 6 dicas de como construir e-mails persuasivos e práticos.
Aprendendo a escrever e-mails eficazes
Em artigo publicado na Harvard Business Review, Bryan afirma as pessoas tendem a começar o dia respondendo e-mails que podem ser resolvidos facilmente. Mas, dependendo do volume de comunicação recebida, pode ser que eles não consigam responder ou até mesmo ler tudo. Por isso, ele indica seis estratégias para conquistar a atenção do seu destinatário:
#1 Preste bastante atenção na pontuação e capitalização
Digitar corretamente e ter cuidado com todas as regrinhas gramaticais do português pode parecer perda de tempo ao escrever e-mails, ainda mais quando você está mandando do celular, por exemplo. Mas essa atenção ao detalhe pode fazer muita diferença para quem recebe o e-mail, inclusive determinando se ele deve ser aberto ou não.
Ainda que seus colegas não costumem prestar tanta atenção no uso de letras maiúsculas e minúsculas, pontuação, acentos e outros detalhes que melhoram a comunicação, o profissional que se preocupa com esses cuidados se destaca dos demais. Para Bryan, e-mails que não levam a pontuação e a gramática em conta podem parecer desleixados, além de muitas vezes serem confusos. Ele garante que é melhor tirar o tempo para escrever uma mensagem que fique clara logo de primeira, do que ter que responder várias vezes explicando o que se tentava dizer.
#2 Vá direto ao ponto (mas de forma educada)
Muitas pessoas dão várias voltas no assunto até chegar ao que interessa. Mas isso é improdutivo, principalmente quando se trata de escrever e-mails. Bryan recomenda ir direito ao ponto, principalmente quando se pretende pedir algo. Bajulações são desnecessárias, ainda que um elogio possa ser bem-vindo.
Lembre-se de que seu destinatório possui vários outros e-mails lhe demandando atenção. Se ele conseguir identificar rapidamente o que você precisa, a probabilidade de que ele te atenda rapidamente, caso consiga, é maior. Por isso, deixe muito claro prazos e detalhes relevantes para seu pedido.
#3 Ao escrever e-mails, seja breve (mas não demais)
Se você já recebeu um e-mail longo, sabe que eles são bem cansativos e que a vontade é de fechar a página na hora. Quanto mais o leitor precisar rolar a tela, menor a probabilidade da sua mensagem ser bem recebida, de acordo com Bryan. Ele aponta que é provável que as pessoas façam uma leitura superficial do e-mail, perdendo detalhes importantes. Isso quando simplesmente não desistem da leitura.
Portanto, ao escrever e-mails é importante que a sua mensagem se concentre em um única tela de leitura. O especialista recomenda focar bastante no conteúdo e simplificar a linguagem para o menor número de palavras possível. Tire o supérfluo e mantenha o essencial. E quando se tratar de atualizações sobre um projeto, forneça as informações básicas necessárias para que os outros entendam o que está acontecendo. Crie o texto pela perspectiva de quem irá ler, que provavelmente não está tão imerso no projeto quanto você. Lembre-os de como as coisas estavam desde a última vez atualização e o que aconteceu desde então.
#4 Explique o que aconteceu e quando
Ao escrever e-mails é importante que haja uma linha do tempo clara com os acontecimentos relevantes. Organizar os pensamentos em uma narrativa coerente, de forma a contar uma história com começo, meio e fim pode ser de grande ajuda para manter o interesse dos leitores no e-mail e garantir a eficácia da mensagem. Fatos dispersos e misturados com opiniões podem tirar o foco do que realmente é importante naquela comunicação.
#5 Coloque um assunto curto, porém descritivo
Muitas pessoas se pautam pelo o que está escrito no assunto do e-mail para decidir se devem abri-lo ou não e que prioridade dar para aquela leitura. Então, não deixe o campo do assunto em branco ou preencha com alguma explicação muito genérica. Isso fará com que o e-mail se perca na caixa de entrada. Se o e-mail for referente a uma tomada de ação ou conter um pedido, deixe isso claro logo no assunto.
#6 Acrescente pessoas com bom-senso ao escrever e-mails
No ambiente de trabalho, é comum que várias pessoas estejam envolvidas em diversos projetos. Mas isso não necessariamente significa que todas elas precisam participar de qualquer troca de e-mails. Bryan sugere incluir somente as pessoas que entenderão de imediato o por quê de estarem copiadas naquele e-mail. Além disso, evite responder a todos automaticamente. Analise se realmente todas as pessoas incluídas são relevantes para a discussão. A cópia oculta também deve ser evitada, a menos que seja extremamente necessária.
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