O dia a dia de operações no terceiro setor: acima de tudo, foco no resultado final

No terceiro setor, algumas prioridades são diferentes do que costuma-se ver em empresas tradicionais. A importância do planejamento, no entanto, é tão fundamental quanto em qualquer negócio. Na Fundação Estudar, quem coordena a área de operações é André Ferreira. “Não podemos perder a essência da Estudar”, começa. “Mas com processos mais planejados e uma estrutura, podemos impactar mais jovens e de forma mais eficiente.”

Entre os desafios iniciais de operações está decidir que índices importam. Ou, como prefere André, quais são as cartas e quem são os players do jogo. “Depois, você cria uma hipótese sobre um problema, vê se funciona no mundo real e começam a aparecer os pepinos”, brinca. O importante é entender como melhorar os processos e o cotidiano da empresa.

Administrador por formação e dono de um MBA em gestão de projetos, envolveu-se com operações na Ambev, seu primeiro emprego depois da graduação. “Eu cuidava de todos os indicadores de gente e gestão, que incluíam turnover e custos de operação”, diz. Em 2015, ao fim de cinco anos na empresa e com o título de especialista em gente e gestão na parte de logística, ele acompanhava vinte indicadores e índices de cerca de 130 centros de distribuição e 52 fábricas pelo país.

“Era um trabalho que envolvia muito sistema mas era muito voltado para execução e resultados, que faz um paralelo com a Estudar”, explica. A transição veio como um desafio pessoal: André queria se testar mais e conhecer um novo mercado. “Sair da maior empresa do país para um ONG com produtos se firmando fazia com que eu me dissesse: ‘Você tem que saber mais’.”

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Estruturação Do ponto de vista operacional, André divide os eventos da Fundação Estudar em começo, meio e fim. Ele cuida do meio. “Operações é cuidar de toda a parte mão na massa, da logística ao fornecedor e gestão de custo – todos os pilares necessários para que as coisas aconteçam”, diz. “Tenho que montar a base para o processo final.”

Na ponta estão as áreas como educação, marketing e sourcing, que fazem as demandas e lhe oferecem o input necessário, como um calendário anual de eventos e o número de participantes. No fim, está o evento em si, que garante feedback imediato tanto interno (dos colegas) quando externo (dos participantes).

A rotina é intensa. Em um só fim de semana de abril, aconteceram sete eventos da Fundação Estudar em diferentes cidades. Para que as coisas aconteçam sem tantos sobressaltos, a equipe de operações começa a organizar tudo pelo menos dois meses antes.

Isso inclui entrar em contato com parceiros, fornecedores, organizar coffee breaks, passagens, estadias e o retorno de materiais e até checar se as cadeiras são confortáveis e as lâmpadas estão funcionando – tudo dentro de uma tabela apertada de custos. Por isso, o bom relacionamento com parceiros fundamental. “Sem os parceiros que nos oferecem suas salas, por exemplo, não conseguiríamos fazer os eventos”, diz.

Qualidades “Sempre temos em mente que precisamos ter estabilidade financeira e obter a melhor qualidade pelo menor custo para crescer mais”, fala. “E planejar facilita a execução, enquanto uma execução bem planejada perde menos tempo, menos dinheiro e menos esforço.”

Entre as melhorias operacionais que ele atualmente desenvolve na Fundação Estudar estão uma área de projetos e outra de melhoria contínua, que buscam automatizar a rotina e os processos operacionais de outras áreas. “Quero livrar as pessoas para pensarem mais no conteúdo e menos na planilha do Excel”, resume.

Entre as competências que usa no dia a dia, André destaca a comunicação interpessoal, capacidade de negociação e empatia. “Você vai trabalhar com muita gente diferente e é preciso entender o lado do fornecedor”, diz.

Resiliência também é fundamental. “Vai dar errado? Sim. Vai aparecer um monte de coisa que você não mapeou e você vai precisar agir rapidamente para ver o que dá pra atender e o que não dá.”

A cobrança faz parte do cargo, mas deixar os resultados acessíveis facilita a comunicação. “É preciso garantir que todas as informações estejam claras e disponíveis, para que alguém possa bater o olho e entender”, diz. “A área de operações precisa desse perfil de gente que quer resolver e tem foco no resultado final, acima de tudo.”

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