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Monte de papel empilhado

Getting Things Done: como funciona a metodologia de gestão de tempo?

Por Rafael Carvalho

Está trabalhando muito? Quer ter mais resultado com menos horas de dedicação? A metodologia getting things done (GTD) é para você! Entenda como aplicar no seu dia a dia.

O Portal Draft continua a série que explica as principais palavras do vocabulário dos empreendedores da nova economia. São termos e expressões que você precisa saber: seja para conhecer as novas ferramentas que vão impulsionar seus negócios ou para te ajudar a falar a mesma língua de mentores e investidores. O verbete de hoje é… getting things done (GTD):

O que acham que é: Pela sigla, um game para PlayStation. Pelo nome, um livro à la Marie Kondo.

O que realmente é: Uma metodologia de gerenciamento de tempo que visa a produtividade. “O GTD ajuda a pessoa a ter o controle de todas as suas coisas, ter foco e estar engajada no que faz sentido em sua vida. É uma metodologia para ter as coisas na porta da mente quando você precisa delas. Isso com tudo, com emails, reuniões, tarefas de casa, escritório etc. É o óbvio que a gente não vê porque complicamos demais”, diz Marcio Graf Welter, especialista em produtividade e gestão do tempo da Call Daniel!, empresa detentora da marca GTD no Brasil, e fundador e diretor da Lumen, empresa de treinamento e orientação profissional.

Basicamente, o GTD se divide em cinco grandes grupos (que também têm subdivisões): coleta de informações, processamento, organização das coisas, revisão e execução do trabalho semanal. Todo esse processo (que envolve ações bem pragmáticas como a organização sistemática de pastas de email), é, segundo Welter, para que tiremos o que está na mente e a deixemos livre. “A mente não foi feita para lembrar e sim para criar. A usamos de forma inadequada porque aprendemos, na escola, na faculdade, que temos que decorar para ativar a mente. Mas isso não é verdade, precisamos libertá-la de tudo o que precisamos lembrar a todo momento para que ela busque coisas novas ou acabamos buscando sempre as mesmas coisas”, diz Welter.

Neste fluxograma, é possível visualizar com mais detalhes cada passo do processo (em inglês, você pode saber mais sobre os passos aqui). O site da Call Daniel! também disponibiliza o link do e-book de introdução ao GTD e link para materiais utilizados nos treinamentos do método, tudo em português. Hoje, o GTD é também uma franquia internacional de workshops e coaching one-on-one.

Leia também: Livro “Essencialismo” explica como fazer mais trabalhando menos

Quem inventou: O americano David Allen, consultor de produtividade e faixa preta de karatê — maestria que destaca no Meet David do site oficial do método porque “a linguagem que David utiliza para ensinar sobre a experiência da produtividade revela a influência do tempo que levou conquistando a faixa preta no karatê”. Em um texto da Forbes intitulado “Why David Allen’s ‘Getting Things Done’ Remains An Entrepreneur’s Bible” (“Porque o GTD de David Allen ainda é a bíblia do empreendedorismo”, em tradução bem livre), de abril deste ano, Allen diz que um dos maiores erros que todos nós cometemos é pensar que precisamos de mais tempo do que realmente necessitamos. “Uma ressignificação disso é que você não precisa de tempo, você precisa de espaço. Empreendedores precisam de espaço para manter o foco. Eles precisam de espaço para falar com as pessoas certas sobre as coisas certas. Eles precisam de espaço para pensar”, diz Allen.

Quando foi inventado: O método se tornou mundialmente famoso quando Allen publicou, em 2002, o livro Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer, na edição brasileira). Márcio Welter diz que o método é bem anterior. “David Allen começou a pensar sobre o assunto há mais de 25 anos. A ideia do GTD é de 1983. Ele é um eterno estudante de produtividade”, diz. Em 2007, a revista Time elegeu o livro o “oráculo da organização” e chamou David Allen de guru. Segue, em tradução livre, trecho do texto: “Cada década tem seu livro de autoajuda sobre negócios. Nos anos 40, foi ‘Como fazer amigos e influenciar pessoas’, nos anos 90, ‘Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes’. Nos dias de hoje, estamos preocupados com algo muito mais simples: como fazer as coisas acontecerem”. A segunda edição do livro de Allen foi lançada este ano e tem material novo sobre a tecnologia digital, que evoluiu muito desde 2002, e também uma recente pesquisa sobre ciência cognitiva que valida a metodologia GTD.

Para que serve: “Simplesmente para você ter mais produtividade com menos stress no seu dia a dia”, diz Welter. A “Regra dos dois minutos”, um dos passos que populariza o método, diz que se uma tarefa que atravessa sua mesa pode ser concluída em dois minutos, você deve fazê-la imediatamente. Se não, arquive de acordo com o contexto e o nível de prioridade. A ideia é simples: resolvendo na hora, limpa-se a mesa. Deixar para depois demanda olhar novamente, revisar, pensar de novo sobre ela e designar um tempo para fazê-la. Ou seja, algo que era simples se torna, de repente, algo maior e mais importante do que realmente era.

Quem usa: Tanto empresas como indivíduos que querem ter mais resultado e estão tralhando demais e querem fazer mais com menos. No Brasil, Bradesco, Itaú, Microsoft, Siemens, Nestlé, Natura, Boticário, Embraer, Metrô de São Paulo e o STJ (Superior Tribunal de Justiça) usam o método. Nos Estados Unidos, as empresas Sony e Novartis, o Banco Mundial e a Força Aérea americana são alguns exemplos.

Efeitos colaterais: “Os benefícios do método virarem conversa de corredor nas empresas. Quem faz o treinamento gosta tanto que quer contar para outras pessoas”, fala Welter.

Quem é contra: Marcio Welter diz desconhecer.

Para saber mais: Assista ao TEDx The Art of Stress-Free Productivity, de David Allen; ouça o podcast Entendendo o GTD: Introdução, Coleta e Processamento, de Ricardo Viana Vargas, diretor do Grupo de Práticas de Projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS) com foco na melhoria da gestão dos projetos humanitários, de construção da paz e de desenvolvimento de infraestrutura em dezenas de países, como Haiti, Afeganistão, Iraque e Sudão do Sul; assista ao vídeo GTD explained in minutes, que leva pouco mais de seis minutos para explicar o método.

Este artigo foi originalmente publicado no Portal Draft


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