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Aprenda um truque simples para nunca mais perder prazos

Por Por EXAME.com

Esqueça aplicativos, planilhas e post-its... O designer norteamericano Ryder Carroll propõe um método de gerenciamento de prazos e atividades que envolve apenas papel e caneta

Há uma infinidade de sites e aplicativos que podem ajudar você a administrar o seu tempo e ter uma rotina mais produtiva. Mas nem todo mundo se dá bem com a parafernália tecnológica. Em muitos casos, a simples combinação de papel e caneta pode ser suficiente para organizar toda a sua vida — e de uma vez por todas.

Adepto do velho método, o designer norte-americano Ryder Carroll criou uma técnica de organização de tarefas baseada exclusivamente em um caderno, que tem ganhado cada vez mais adeptos pelo mundo. Apelidado de “Bullet Journal”, o sistema faz sucesso principalmente entre aqueles que não aguentam mais depender dos smartphones para tudo.

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Como funciona?

A ideia principal é dividir um caderno branco em quatro partes:

– Um índice, como de um livro, em que você listará as páginas do caderno e seus respectivos conteúdos;

– Uma agenda do futuro, em que você escreverá os eventos e prazos dos próximos 6 meses;

– Uma agenda mensal, em que estarão as atividades de cada mês específico;

– Uma agenda diária, em que você deve anotar suas tarefas e notas de cada dia.

O método permite uma visualização rápida das suas prioridades, divididas nos prazos curto (dia), médio (mês) e longo (6 meses), de forma centralizada e fácil de acompanhar.

Tudo isso sem gastar muito dinheiro — ou tempo. Segundo o site Buzzfeed, a preparação inicial do “Bullet Journal” costuma levar menos de uma hora, e a manutenção dos registros não consome mais do que 10 ou 20 minutos por dia.

Também existem outras vantagens em registrar a sua vida no papel: pesquisadores americanos afirmam que quem escreve informações à mão tem mais facilidade de compreendê-las e memorizá-las do quem as digita.

Uso de símbolos A grande novidade apresentada por Carroll é o que ele chama de “rapid logging”, isto é, um registro ágil e simplificado das informações. A orientação do designer é usar frases curtas e diretas para descrever suas tarefas, e marcar cada item com um símbolo específico, que funcionará como categoria.

O ponto (.), por exemplo, serve para representar o que você ainda precisa fazer. Concluiu a tarefa? Marque um “X” sobre o ponto. Não deu tempo de completar hoje? Assinale o compromisso com o símbolo “>” para indicar que ela foi transferida para outro dia.

Um pequeno círculo (O) representa grandes eventos e compromissos, enquanto o traço (—) simboliza atividades menos importantes.

Veja um exemplo do sistema de símbolos na imagem a seguir, extraída de um vídeo explicativo:

Veja a seguir um passo a passo para montar a estrutura da agenda:

1. Compre um caderno de tamanho médio e boa qualidade. Se for pequeno demais, não será fácil de manusear; se for grande demais, você terá dificuldades para levá-lo consigo. Também é importante que o material seja resistente o suficiente para suportar os desgastes do uso a longo prazo.

2. Comece organizando o índice nas quatro primeiras páginas. Você deve marcar todas com números. Comprar um caderno pré-numerado pode agilizar o processo;

3. Use as páginas seguintes para a sua agenda do futuro. Carroll sugere que você divida o espaço com uma régua em 6 partes, representando os próximos 6 meses. Em cada retângulo, você deve anotar seus grandes projetos e metas para o próximo semestre;

4. Preencha as páginas seguintes com a agenda mensal. Escreva o nome do mês no topo da página e liste os dias numa coluna à esquerda. Anote todos os seus compromissos para aquele mês nos respectivos dias, como faria num calendário tradicional;

5. A seguir, use as próximas páginas em branco para registrar a sua agenda diária, que funcionará como uma lista de tarefas enriquecida pelo sistema de marcadores (“x”, “o”, “>” e outros símbolos descritos anteriormente). Quando terminar o dia, abra uma nova página para a sua agenda diária, e transfira as tarefas que foram transferidas.

Carroll explica mais sobre a técnica em seu site oficial e no vídeo a seguir (clique no retângulo na parte inferior direita do vídeo para ver legendas em inglês):

 

Este artigo foi originalmente publicado em EXAME.com

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