Não é exagero afirmar que o autor norte-americano David Allen é um especialista na arte tirar planos do papel e fazer as coisas acontecerem. Esse, inclusive, é o título de seu bestseller Getting Things Done, traduzido como A Arte de Fazer Acontecer. No livro, ele propõe um sistema de gestão de tarefas inovador que vale tanto para a vida pessoal como profissional. E ele pode te ajudar.
O getting thing done (GTD) é uma técnica eficaz de organização e produtividade pessoal capaz de melhorar sua motivação e seus resultados. O método é baseado na ideia de “esvaziar a mente”. Em resumo, diz que você precisa desocupar sua mente da lista de tarefas que deve realizar e colocá-las no papel. A ideia é que você se concentre em uma tarefa por vez, e não gaste energia pensando nas demais atividades pendentes.
Para David Allen, esse é o primeiro – e mais importante – passo para fazer com que você obtenha total controle sobre o seu fluxo de trabalho, e depois ganhe uma perspectiva ampla sobre os seus objetivos a curto, médio e longo prazo.
Guarde bem esses dois conceitos; para o autor, Controle e Perspectiva são os dois elementos mais importantes para uma gestão pessoal eficiente. Ficou perdido? Então vamos por partes:
Obtenho o controle
Quem nunca teve a sensação de não estar 100% no comando da sua rotina? Ou já teve uma tarefa super importante que acabou se perdendo no meio de várias tarefas menores? Não pense que você é o único. Muita gente reclama de um dia-a-dia fora de controle, o que impossibilita pensar estrategicamente ou planejar com eficácia.
Tudo isso é sinal de que você não está no controle do seu fluxo de trabalho. A boa notícia é que é possível retomar esse controle por meio de cinco passos:
1. Anote tudo que está em sua cabeça
Coloque no papel tudo que ocupa sua cabeça e está tirando sua atenção. Não pense em priorizações. Esse é o momento de anotar tudo que está na sua mente para posterior análise. Vale todo tipo de input: recursos, tarefas, ideias, metas… O objetivo desse passo é liberar sua energia mental para aquilo que é realmente importante. Dica: usar post-its pode ajudar muito!
2. Esclareça o que você anotou e foque sua atenção
Olhe para todas as coisas que você tirou da cabeça e colocou no papel, e entenda o significado e a importância de cada uma delas. Tome um tempo para realmente processar o significado das suas anotações. Qual o objetivo por trás de cada um desses inputs? Com base nessa reflexão, decida qual o compromisso que você quer estabelecer com cada um desses inputs e foque sua atenção naquilo que é mais importante para você.
3. Organize suas ideias
Pegue todos os resultados da sua reflexão e classifique-os em um sistema que faça sentido para você. A ideia é que você saiba onde encontrá-los quando precisar, assim não precisa se preocupar em lembrar de tudo isso. Por exemplo: as tarefas podem ir para uma pasta de tarefas, os projetos ficam em uma pasta de projetos, e assim por diante com os planos futuros, aspirações, ideias abstratas, referências bacanas… Outras formas de organizar são: urgência, impacto, prioridade, etc. Você pode usar tanto agendas e arquivos como pastas no computador ou no Google Drive, por exemplo.
4. Reveja e atualize sempre
Faça a primeira revisão do que você tem em mãos, e em seguida parta para o próximo passo: fazer. O importante aqui é garantir que você vai incorporar em sua rotina o hábito de olhar constantemente para o “sistema” que você montou, garantindo que ele está atualizado e de acordo com os seus objetivos atuais. Revisões e mudanças de prioridade são sempre possíveis!
5. Faça o que precisa ser feito
Já entendeu o que é mais importante e prioritário? Então comece a executar as tarefas, o que pode também se desdobrar em delegá-la, planejar, estabelecer prazos ou simplesmente adiá-la. No entanto, não perca de vista que o importante é FAZER. Uma dica, por exemplo, é já fazer na hora tudo que leva menos de dois minutos.
Agora que você já sabe identificar e seguir os cinco passos do fluxo de trabalho, com certeza vai conseguir executá-lo com muito mais segurança e controle.
Ganhando perspectiva
A perspectiva é um elemento tão importante quanto o controle. Depois de se livrar do excesso de preocupações, ocupando sua cabeça apenas com a tarefa atual, você consegue liberar espaço na sua mente para adotar uma perspectiva mais ampla e menos imediatista sobre a sua vida e sua carreira.
Em outras palavras, você deve começar a refletir frequentemente sobre os seus objetivos em diversos níveis. Allen chama esses níveis de horizonte, e para explicá-los usa a metáfora de um avião e as diversas altitudes em que ele precisa voar:
0 feet – Próximas ações: Esta é a pista de decolagem. Aqui, estamos falando das suas próximas ações para fazer o seu dia a dia funcionar. Emails, ligações, relatórios para fazer, textos para ler, reuniões para marcar… É importante ter essas ações em mente e focar em executá-las.
10,000 feet – Projetos: Neste nível estão todas os projetos que você assumiu o compromisso de terminar, e que levarão mais de uma ação para serem concluídos. A maior parte das ações do nível anterior vão surgir daqui. Esses projetos vão desde organizar uma festa de aniversário para a sua namorada até fechar o negócio de compra de uma empresa.
20,000 feet – Áreas de foco: Quais são suas áreas de responsabilidade? No seu trabalho, você deve ter entre 5 a 7 áreas ou metas que deve garantir estarem indo bem. Por exemplo: margem de lucro, pagamento da equipe, entrega de resultados, etc. A mesma coisa vale para a vida pessoal: saúde, amizade, família, espiritualidade, e por aí vai.
30,000 feet – Objetivos: Neste nível, normalmente o horizonte é de médio prazo. Nesse período, quais são os seus objetivos? Onde você quer chegar? Em que posição ou área você gostaria de estar nos próximos dois anos? O que você quer mudar na sua vida? Qual habilidade precisa aprimorar?
40,000 feet – Visão: Agora, estamos falando sobre o que você imagina a longo prazo. Em cinco anos, como gostaria que as coisas estivessem? Como estará o mercado em que sua empresa atua? Ter alguma clareza sobre esse cenário é importante para definir e priorizar os seus objetivos.
50,000 feet – Propósito: Desta altitude já é possível ter uma visão de toda a sua vida. As reflexões aqui são profundas: Qual o meu papel no planeta? Como o meu trabalho contribui para isso? Quais são os meus valores? Será que minha carreira está alinhada a esses valores?
Segundo Allen, é a partir desses seis horizontes você define onde quer chegar e quais as ações prioritárias para isso. O segredo é não perder de vista nenhum desses níveis, ou seja, não esquecer do seu propósito, ao mesmo em que garante que os seus emails são respondido.
De tempos em tempos você deve refletir sobre as suas ações olhando para esses objetivos em todos os níveis, e não apenas no nível mais baixo. Equilibrar todos esses horizontes leva a uma perspectiva equilibrada em sua vida nos mais diversos aspectos.
Matriz de Autogestão Com base nesses dois conceitos importantes, Francisco Saez, fundador e CEO da FacileThing, desenvolveu a chamada ‘Matriz da Autogestão’, uma ferramenta que permite refletir sobre o tipo de profissional que você é no momento, e, se for o caso, como mudar isso.
Nessa matriz, a linha do controle e a da perspectiva são cruzadas em um gráfico que nos fornece quatro quadrantes: comandante (perspectiva e controle altos), maluco/visionário (alta perspectiva e baixo controle), microgestor/implementador (baixa perspectiva e controle alto) e vítima (tanto perspectiva quanto controle baixos). Para entender onde você se encaixa, pense “Minha perspectiva é bastante ampla?” e “Eu estou realmente no controle das minhas ações?”.
Exemplos de uso
Agora que você adquiriu conhecimento sobre perspectiva e controle, deve aplicar essas duas ferramentas na sua vida pessoal e na sua carreira. A seguir, veja alguns exemplos de uso:
1. Mestrado ou doutorado: Meu trabalho está alinhado com o que penso? Não estou ampliando demais o tema? Meu orientador possui a mesma orientação doutrinária do trabalho que proponho?
2. Lançamento de um novo produto na empresa: Esse produto possui um público-alvo específico e já estudado? O produto traduz os princípios e visões da minha empresa ou contradiz tudo isso?
3. Elaboração de um plano de carreira: O que quero da minha carreira? Ela está alinhada com o estilo de vida que pretendo? A minha remuneração é suficiente para levar o estilo de vida que pretendo?
4. Planejamento familiar: O número de filhos cabe no meu orçamento e tempo disponíveis? Educação que estou oferecendo a eles condiz com o que eu acredito do mundo
5. Gestão do tempo: Organizo meu tempo para equilibrar lazer e trabalho? Minha rotina é planejada ou apenas vivo “apagando incêndios”?
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