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organização no ambiente de trabalho

Passo a passo de organização no ambiente de trabalho

Por Nathalia Bustamante

Seja no escritório ou em home office, confira dicas inspiradas em Marie Kondo para um ambiente de trabalho organizado e acolhedor!

Você já parou pra pensar que a forma como coloca objetos e anotações no lugar em que você trabalha pode afetar diretamente a sua produtividade? É inevitável – a organização no ambiente de trabalho acaba se refletindo na organização das suas tarefas e pode inclusive afetar a qualidade das suas entregas.

Isso porque um ambiente desorganizado, em que há papeis espalhados e anotações soltas, dificulta localizar as prioridades, gera desperdício de tempo e pode afetar até sua autoimagem!

Se você já ouviu a expressão “casa limpa, mente limpa”, é exatamente disso que estamos falando. Ao sentar no seu ambiente de trabalho – seja ele em casa, em um espaço de Home Office, ou no escritório – ter à mão tudo aquilo que você vai precisar ajuda a aliviar o sentimento de ansiedade e aumentar o foco no que precisa ser feito.

 

 

Um sistema de organização 

É fácil deixar a pilha de papel acumular. Para se prevenir contra o acúmulo natural de objetos, ajuda planejar um sistema de organização antes mesmo de começar a trabalhar. E é exatamente sobre sistemas de organização que a especialista Marie Kondo fala nos seus livros e na sua consultoria.

Pode ser uma organização por post-its coloridos, por gavetas, por ambiente… No vídeo abaixo, compilamos as quatro principais dicas da Marie Kondo aplicadas à organização no ambiente de trabalho:

 

Organização no ambiente de trabalho: versão Home Office

Se é desafiador organizar apenas uma mesa ou sala no escritório, imagine quando seu ambiente de trabalho se expande para o próprio local em que você vive. Há anotações no quarto, lembretes na cozinha e ideias anotadas no box do banho?

1. Identifique seu lugar de trabalho

O primeiro passo para um home office bem organizado é separar bem o que é seu ambiente de trabalho. Ao invés de simplesmente ligar o notebook em cima da mesa de jantar, reserve algum tempo para identificar qual local da casa você vai adotar como espaço de trabalho.

Pode ser que você não tenha a possibilidade de ter um cômodo reservado para isso – na verdade, é muito comum que não tenha. Mas isso não é impedimento para identificar um canto – preferencialmente bem iluminado e arejado – em que você estará apenas quando está trabalhando. E que, idealmente, não precise ser compartilhado com mais ninguém.

Ter este local separado vai inclusive ajudar em um dilema comum de quem trabalha de casa: o fato de que as horas de trabalho acabam se misturando com as horas de descanso. Assim, se você tem um espaço dedicado exclusivamente a trabalho, isso significa que quando você sair de lá, você estará simbolicamente “batendo o ponto e indo embora” – ou seja, fazendo qualquer outra coisa que não seja trabalhar.

2. Sinta-se acolhido no seu local escolhido

O seu local de trabalho deve ser um lugar em que você tenha vontade de estar; que traga a sensação de acolhimento e identificação. Pode começar por ter a sua caneca de café preferida por lá, mas não pare por aí – aproveite para se cercar de coisas que gosta e que te inspiram. Isso vai ajudar na motivação de se sentar por lá todos os dias.Aproveite também o espaço da parede no seu local escolhido – tanto para decoração quanto para ferramentas que podem ajudar no passo seguinte.

3. Livre-se da tralha

Não consegue ver sua mesa embaixo da pilha de papéis, post-its e materiais de escritório? Comece do zero: tire tudo da mesa, exceto seu computador, e vá item por item. Separe o que você usa com frequência diária – isso fica em cima da mesa. Todo o resto pode ser guardado em uma gaveta, ou em uma estante, ou mesmo em caixas.

Para o que for papel ou anotação, sugerimos usar um pouco da metodologia explorada por David Allen em seu livro A Arte de Fazer Acontecer. Mapeie toda a sua tralha, separando em 3 grupos:

  1. Lixo (autoexplicativo)
  2. Materiais de Referência (devem ser guardados em uma caixa, para que possam ser consultados quando necessário)
  3. Tarefas – que devem ser organizadas no ambiente de trabalho na ordem de prioridade em que devem ser realizadas

Se quiser se aprofundar no diagrama, recomendamos o curso online Produtividade Na Prática, que trata desta e outras ferramentas para tornar seus dias mais produtivos.

4. Livre-se dos cabos

Para reduzir o número de cabos no seu caminho, comece por tirar da frente os equipamentos eletrônicos que você não usa com frequência – como por exemplo a impressora, que pode ficar desconectada em uma estante lateral ou até embaixo da mesa até ser necessária.

Para cabos que você usa com frequência mas de forma não contínua – como o carregador do celular – a dica é ter uma caixinha ou pequena carteira em que possa guardá-lo. Isso não apenas limpa a sua mesa como o mantém protegido.

Já para os cabos de uso frequente, a salvação são os amarradores de cabos – como velcro, ou até mesmo clipes. Una-os para que eles ocupem o mínimo de espaço possível na mesa, e tome cuidado especialmente para que a conexão do computador na tomada não esteja solta no chão. Se isso acontecer, procure usar uma extensão que você possa pregar à parede (é mais simples que parece).

5. Repita

Infelizmente, a organização no ambiente de trabalho precisa ser um processo contínuo. Por isso, reserve um momento no início ou no fim da sua semana de trabalho (ou do seu dia de trabalho, dependendo de o quanto você consegue desorganizar em um dia) para refazer os passos de 2 a 4. Se isso se tornar um hábito, você vai passar a levar beeem menos tempo do que da primeira vez.

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