Foto de Christina Morillo no Pexels
O fluxograma de processo é uma importante ferramenta de qualidade. Se você chegou a este conteúdo com objetivo de organizar melhor o seu tempo e o que você entrega, você está no lugar certo.
Em linhas gerais, um fluxograma é uma disposição gráfica das etapas de um processo – quase como um mapa mental dos caminhos que as pessoas devem seguir em diferentes circunstâncias.
Nesse modelo, há sempre um objetivo. Ou seja: o fluxograma parte de um início e termina com a entrega de algum projeto, produto ou serviço ao fim do desenho.
A origem do método remonta o período entre guerras, mais precisamente a década de 1920, quando um casal de engenheiros, Lilian e Franklin Gilbreth, criaram o diagrama para analisar melhor o funcionamento das fábricas da época.
Como dito, o fluxograma nos ajuda a montar, de forma visual, o vaivém dos processos.
Na prática, as empresas utilizam o fluxograma para duas coisas principalmente:
É possível que alguém herde responsabilidades de outra pessoa em uma organização. Nessas situações, o ideal é que os processos de trabalhos estejam muito bem detalhados, e de forma didática, para que os novos membros possam entrar na engrenagem operacional com mais rapidez.
Quando isso ocorre, as equipes perdem menos tempo em otimizações e podem seguir sempre em frente. Do contrário, é necessário voltar atrás e redescobrir como as coisas são feitas.
Em outro ponto, é necessário ter um processo muito bem desenhado para que gestores, analistas e demais funcionários possam identificar pontos de atenção na rotina de trabalho.
Assim, é mais simples compreender onde está o erro ou onde está o ponto com maior potencial de melhoria. Lembre-se: processos eficientes ajudam a criar entregas mais produtivas.
Para fazer um fluxograma de processo, primeiro é preciso listar todas as atividades principais que envolvem a sua realização.
Faça isso em grupo para que nenhum detalhe passe desapercebido.
Por fim, analise cada uma das atividades à luz dos símbolos que são utilizados para se montar um fluxograma.
Isso mesmo. Cada parte do fluxograma é delimitada por um símbolo que se refere à condução do processo ao longo de uma cadeia de atividades.
Abaixo, veja o que os símbolos do fluxograma indicam:
Indica o início ou o fim do processo
Indica cada atividade que precisa ser executada
Indica um ponto de tomada de decisão durante o processo
Indica a direção do fluxo de atividades do processo
Indica documentos utilizados no processo
Indica um momento em que é necessário esperar algo
O mais simples entre todos os fluxogramas é o fluxograma de blocos. Com ele, é possíveld definir uma sequência de processos que precisam ser seguidos para realizar uma tarefa.
Nesse tipo de fluxograma, o processo a ser seguido também é simples, mas, ao decorrer dele, existem alguns pontos de tomada de decisão. Os triângulos aparecem por essa razão.
Mais complexo, esse modelo contempla atividades e processos que partem de uma área e culminam em outra. Ou seja: eles auxiliam lógicas mais robustas de operações.
Bom, se você quer utilizar o fluxograma de processo, basta utilizar os símbolos que você aprendeu neste artigo e as dicas que demos ao longo do texto.
Uma dica: fluxogramas não são apenas lineares. Ou seja: em alguns momentos, o fluxo possui bifurcações que dependem das variações dos processos, como decisões, correções e diferentes objetivos.
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