Lançado neste ano, o programa “Ordem na Casa com Marie Kondo” traz a especialista em organização colocando em prática seus métodos na vida de outras pessoas, que sentem precisar de ambientes mais ordenados. Além de estrela do especial da Netflix, ela é autora de quatro livros, que juntos somam milhões de cópias vendidas em mais de 40 países, incluindo o Brasil.
O encanto pelo que Kondo promete, organização eficiente, não é infundado. Entre os muitos benefícios mapeados por diversos estudos científicos ao longo dos anos, estão menos estresse, mais produtividade e melhores relacionamentos.
Para carreira, essas três consequências também são bastante valiosas. Com menos estresse, mais possibilidade de alto desempenho (e com consistência). A produtividade impacta diretamente nos resultados alcançados e os relacionamentos são parte essencial da vida profissional.
Então, como ser organizado e aproveitá-las? Selecionamos quatro dicas – algumas inspiradas nos ensinamentos de Kondo, destrinchados em “A Mágica da Arrumação”. – que servem de sua escrivaninha à sua caixa de e-mails.
Como ser organizado em 4 passos
#1 Arrume de acordo com o item e não com o lugar
“A raiz do problema está no fato de que as pessoas geralmente armazenam o mesmo tipo de item em mais de um lugar. Quando arrumamos cada lugar separadamente, deixamos de ver que estamos repetindo o mesmo trabalho em muitos locais e ficamos trancados em um ciclo vicioso de arrumação”, escreve Kondo.
O que ela quer dizer é: na hora de arrumar, utilize critérios ligados aos itens (que sejam da mesma categoria, tenham a mesma finalidade, por exemplo) e não pelo local. Arrumar as coisas de uma vez permite que você classifique corretamente, em vez de criar categorias duplicadas em diferentes locais.
Essa dica é especialmente válida para lidar com documentos, senhas, compromissos, tarefas, informações, recibos, etc. Evite ter duplicatas em diversos lugares, como eventos ligados a um projeto em duas agendas diferentes, compile junto tudo que tem a mesma natureza.
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#2 Defina um espaço para cada (tipo de) coisa
Outra premissa de Kondo é a de que cada tipo de coisa deve ter um lugar determinado para ficar. Se tudo tem uma “casa”, diminuem as chances de você perder algo e se atrapalhar por conta disso. Então, depois de categorizar tudo (como no passo 1) está na hora de definir o lugar de cada objeto, documento, tipo de informação.
Neste processo, a especialista em organização recomenda providenciar caixas e materiais de armazenamento apenas depois da classificação, para que elas atendam exatamente a necessidade e ainda sejam do seu gosto. Isso permite que você conheça a fundo tudo que possui e onde está localizado.
Tanto para coisas físicas quanto para documentos digitais, outro ponto da autora é não complicar o acesso. “A desordem é causada por uma falha em retornar as coisas para onde elas pertencem. Portanto, o armazenamento deve reduzir o esforço necessário em guardar as coisas, não o esforço necessário para alcançá-las.”
#3 Não procrastine: guarde na hora
A bagunça se forma quando há acumulação de coisas a serem classificadas e armazenadas. Então, por que acumular? Logo depois de utilizar algum objeto, volte-o para o local que designou para ele nos passos anteriores.
O mesmo se aplica à sua lista de afazeres e e-mail, por exemplo. Uma relação gigante de tarefas, sem qualquer divisão por prazo, projeto, ou priorização, pode não ajudar tanto em relação à produtividade. A maior parte dos e-mails também oferece recursos de organização, muitas vezes, bastante personalizáveis. Nesses ainda vale a premissa de não acumular.
Isso não significa abrir a caixa de e-mail milhões de vezes por dia, para separar uma por uma as mensagens que chegam, mas determinar alguns momentos do dia dedicados a armazenar ordenadamente o que chega e o que precisa estar no seu radar.
#4 Crie uma rotina de revisar e arrumar o que importa
A última das dicas de como ser organizado é simples, mas pode te ajudar a não se sentir sobrecarregado durante o dia. Crie um hábito de revisar sua lista de afazeres e calendário, além de arrumar seu local de trabalho no início do dia. Para isso, reserve um tempo que achar necessário, como 20 ou 30 minutos.
Assim, você sabe que tudo que precisa – de informações a objetos – está à vista e não será um entrave. Essa atividade diminui a possibilidade de momentos de ansiedade e até atrasos.
A caixa de entrada lotada está atrapalhando sua produtividade? Veja como limpar seu e-mail!
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