Lançado neste ano, o programa “Ordem na Casa com Marie Kondo” traz a especialista em organização colocando em prática seus métodos na vida de outras pessoas, que sentem precisar de ambientes mais ordenados. Além de estrela do especial da Netflix, ela é autora de quatro livros, que juntos somam milhões de cópias vendidas em mais de 40 países, incluindo o Brasil.
O encanto pelo que Kondo promete, organização eficiente, não é infundado. Entre os muitos benefícios mapeados por diversos estudos científicos ao longo dos anos, estão menos estresse, mais produtividade e melhores relacionamentos.
Para carreira, essas três consequências também são bastante valiosas. Com menos estresse, mais possibilidade de alto desempenho (e com consistência). A produtividade impacta diretamente nos resultados alcançados e os relacionamentos são parte essencial da vida profissional.
Então, como ser organizado e aproveitá-las? Selecionamos quatro dicas – algumas inspiradas nos ensinamentos de Kondo, destrinchados em “A Mágica da Arrumação”. – que servem de sua escrivaninha à sua caixa de e-mails.
Como ser organizado em 4 passos
#1 Arrume de acordo com o item e não com o lugar
“A raiz do problema está no fato de que as pessoas geralmente armazenam o mesmo tipo de item em mais de um lugar. Quando arrumamos cada lugar separadamente, deixamos de ver que estamos repetindo o mesmo trabalho em muitos locais e ficamos trancados em um ciclo vicioso de arrumação”, escreve Kondo.
O que ela quer dizer é: na hora de arrumar, utilize critérios ligados aos itens (que sejam da mesma categoria, tenham a mesma finalidade, por exemplo) e não pelo local. Arrumar as coisas de uma vez permite que você classifique corretamente, em vez de criar categorias duplicadas em diferentes locais.
Essa dica é especialmente válida para lidar com documentos, senhas, compromissos, tarefas, informações, recibos, etc. Evite ter duplicatas em diversos lugares, como eventos ligados a um projeto em duas agendas diferentes, compile junto tudo que tem a mesma natureza.
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#2 Defina um espaço para cada (tipo de) coisa
Outra premissa de Kondo é a de que cada tipo de coisa deve ter um lugar determinado para ficar. Se tudo tem uma “casa”, diminuem as chances de você perder algo e se atrapalhar por conta disso. Então, depois de categorizar tudo (como no passo 1) está na hora de definir o lugar de cada objeto, documento, tipo de informação.
Neste processo, a especialista em organização recomenda providenciar caixas e materiais de armazenamento apenas depois da classificação, para que elas atendam exatamente a necessidade e ainda sejam do seu gosto. Isso permite que você conheça a fundo tudo que possui e onde está localizado.
Tanto para coisas físicas quanto para documentos digitais, outro ponto da autora é não complicar o acesso. “A desordem é causada por uma falha em retornar as coisas para onde elas pertencem. Portanto, o armazenamento deve reduzir o esforço necessário em guardar as coisas, não o esforço necessário para alcançá-las.”
#3 Não procrastine: guarde na hora
A bagunça se forma quando há acumulação de coisas a serem classificadas e armazenadas. Então, por que acumular? Logo depois de utilizar algum objeto, volte-o para o local que designou para ele nos passos anteriores.
O mesmo se aplica à sua lista de afazeres e e-mail, por exemplo. Uma relação gigante de tarefas, sem qualquer divisão por prazo, projeto, ou priorização, pode não ajudar tanto em relação à produtividade. A maior parte dos e-mails também oferece recursos de organização, muitas vezes, bastante personalizáveis. Nesses ainda vale a premissa de não acumular.
Isso não significa abrir a caixa de e-mail milhões de vezes por dia, para separar uma por uma as mensagens que chegam, mas determinar alguns momentos do dia dedicados a armazenar ordenadamente o que chega e o que precisa estar no seu radar.
#4 Crie uma rotina de revisar e arrumar o que importa
A última das dicas de como ser organizado é simples, mas pode te ajudar a não se sentir sobrecarregado durante o dia. Crie um hábito de revisar sua lista de afazeres e calendário, além de arrumar seu local de trabalho no início do dia. Para isso, reserve um tempo que achar necessário, como 20 ou 30 minutos.
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Assim, você sabe que tudo que precisa – de informações a objetos – está à vista e não será um entrave. Essa atividade diminui a possibilidade de momentos de ansiedade e até atrasos.
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