Como melhorar a eficiência das reuniões e tomar decisões mais assertivas?

Entenda as diferenças entre reuniões processuais e resolutivas, e como cada uma delas pode te ajudar no seu dia a dia profissional

Edson Rigonatti , para , em 30.09.2015
homem falando durante reunião com equipe [shutterstock]

As reuniões são a ferramenta básica para um gestor atingir seus objetivos. Nosso dia-a-dia é pautado por dois tipos de reuniões: a processual e a resolutiva. A primeira acontece de forma regular e seu objetivo é a troca de conhecimento e informações. A segunda tem como objetivo resolver um problema específico, resultando em algum tipo de decisão.

Reuniões Processuais As reuniões processuais são uma alavanca importante para a disseminação da cultura já que formam o bojo dos rituais organizacionais. A regularidade dos staff meetings, operational review, pipeline management, roadmap review, board meetings, etc,  são as melhores ferramentas para criar uma identidade comum a todos, estimular o espírito de equipe e reduzir a ansiedade de toda a equipe. A eficácia destes encontros é pautada pela clareza da governança corporativa, de quem são os participantes, qual é a agenda, como a reunião é conduzida e qual o seu objetivo.

Reuniões Resolutivas Já as reuniões resolutivas, acontecem de maneira ad hoc, e são carregadas de fortes emoções, pois existem para endereçar problemas e gerar algum tipo de decisão. Para lidar com os problemas é preciso caminhar pelos estágios de resolução de conflitos e para produzir uma resolução é necessário navegar pelos estágios de tomada de decisão.

O stress e a ansiedade envolvidos na resolução de conflitos são tamanhos, que o primeiro passo busca lidar com o fato de termos a tendência de ignorar problemas. É necessário juntar fatos e exemplos, para trazer a situação para a realidade.

Trabalhar a negação é o segundo passo, já que mesmo vendo a verdade nua e crua, resistimos a aceitá-la. Começamos, em um mecanismo natural de defesa, a culpar os outros, mesmo admitindo a existência de um conflito. Quando conseguimos nos responsabilizar e suplantar a dor da culpa e do entendimento que vai ser trabalhoso resolver o pepino, chegamos ao último estágio que é: encontrar uma solução, saindo dos estágios emocionais e recaindo em uma análise intelectual.

Encontrar uma solução também não é fácil: é difícil nos expressarmos de maneira firme, dado o desafio de tomar decisões impopulares, e de ser muito duro suportarmos resoluções com as quais podemos não concordar. Lidar com o orgulho, ambição, medo e insegurança, não é para qualquer um.

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Para evitar ou aliviar todas essas emoções, é útil caminharmos conscientemente pelos estágios de tomada de decisão. O primeiro passo é conduzir uma discussão aberta, quando todos os aspectos de uma situação são ventilados e abertamente debatidos, com a opinião de todos envolvidos. O estágio seguinte é chegar a uma decisão clara e, quanto maior o nível de desentendimento entre os participantes, mais importante é a clareza da resolução. O último passo é obter de todos o suporte total, o que não quer dizer que todos estejam de acordo, mas que estão sim comprometidos em suportar a decisão.

Em algumas circunstâncias, apesar das infindáveis discussões, é impossível chegar a um consenso, mesmo chegada a hora de uma decisão. É neste momento que a liderança deve usar legitimamente a sua autoridade. Muitas vezes relutamos, por questões culturais, a exercer nosso poder de maneira explícita e deliberada; mas seria ilegítimo e muitas vezes destrutivo, abrirmos mão deste artifício. É bem mais fácil ser legal e bonzinho.

Para buscar tal assertividade, é saudável que o líder se prepare de antemão resolvendo:

  • Que decisão deve ser tomada?
  • Até quando ela tem que ser tomada?
  • Quem irá decidir?
  • Quem deveria ser consultado antes?
  • Quem ira ratificar ou vetar?
  • Quem deve ser informado da decisão?

 

Artigo originalmente publicado no blog do Astella Invest, e republicado pela Endeavor