Você está sempre ocupado? Nem sempre isso é bom… Entenda como incentivar a produtividade

Há uma diferença entre estar atolado de coisas para fazer e estar ocupado. E uma diferença ainda maior entre estar ocupado e resolver tudo o que se precisa, ou seja, ser produtivo. É só notar: quando alguém pergunta, “como você está?”, não é verdade que quase sempre a resposta é “muito ocupado, sem tempo para nada!” com aquele ar de aborrecimento?

A nossa cultura e o nosso tempo – cada vez mais conectado e acelerado – transformaram o “estar ocupado” em algo muito valorizado dentro do nosso mercado social. Na verdade, usamos isso para massagear nosso ego. Falar “eu estou ocupado” tem implícito também outras frases, como “eu sou importante”; “eu sou uma pessoa de alto valor” ou “eu tenho uma vida cheia de propósito, na qual não me falta nada”.

Estar ocupado – ou simplesmente parecer estar – é considerada uma desculpa válida para praticamente qualquer demanda da vida, pois acaba sendo uma justificativa para não ouvir nada de verdade, nem para falar as coisas de verdade, estar sempre atrasado, ser ignorado – e talvez, mais ironicamente – para não fazer muito de fato. Estar ocupado é uma desculpa a nós mesmos e aos outros para não fazer o que é realmente importante, as coisas mais difíceis. O “ocupado” é o mais novo “preguiçoso”.

Porém, há diversas razões para muitos de nós nos sentirmos sempre tão ocupados. Nós não conseguimos muita ajuda para “respirar” um pouco dentro de nossa pilha de tarefas e nem para encontrar um método mais produtivo de resolvê-las. Alguns dos principais culpados são a interrupção, a distração, a falta de prioridades claras e o apego à ideia do “estar ocupado”. Um estudo aponta que a interrupção e a distração podem chegar ao ponto de ser tão frequentes em um curto espaço de tempo que, por exemplo, um profissional de TI é interrompido, em média, a cada 3 minutos durante o seu trabalho – até 20 vezes em uma hora.

O mesmo estudo revela que até três quartos de todas as interrupções são resolvidas imediatamente, independente de serem importantes naquele momento ou não. Estamos sempre preocupados com lista, preenchendo até o último instante com tarefas, mas sem perceber como atingimos nossos resultados com elas. Estamos tão ocupados (preguiçosos ou pressionados) para querer priorizar tarefas, e, por isso, nós nunca conseguimos resolver algo realmente importante. Estamos ocupados demais para tentar ser produtivos.

Inscreva-se no curso por email: 7 livros de negócios essenciais

Mas há uma mágica para resolver esse impasse; o que acaba sendo, ao mesmo tempo, a coisa mais simples e a mais difícil de interromper: parar de uma vez por todas com a nossa vida sempre “ocupada”. Ser produtivo significa ser consciente e, para ser consciente, temos que parar com esse velho hábito. Temos que criar uma brecha nesse padrão, ou seja, temos que criar lacunas de agenda que possam integrar e complementar diversas áreas de nossas vidas ao mesmo tempo. Por mais intuitivo que pareça, quanto mais pararmos tudo e olharmos para cima, dermos um passeio, mais próximos estaremos de encontrar formas de arranjar um espaço em nossas agitadas agendas – e mentes desordenadas -; e consequentemente, mais teremos mais resultados.

Por exemplo, a neurociência está agora descobrindo que quanto mais tentamos ser multi-tarefa, menos produtivos nós somos. Nas empresas, uma mudança de comportamento e dos sistemas podem ajudar a conseguir mais produtividade.

Como incentivar a produtividade

1. Reduzir interrupções e distrações

– Concentrar reuniões em um dia na semana ou em um determinado período no dia
– Desligar notificações de celular/computador durante um período do dia
– Organizar em uma agenda (diária e semanal) as atividades e os compromissos possíveis de ser realizados, de forma adequada
– Estabelecer expectativas para serem atingidas com regularidade: abandone de vez a irregularidade

2. Comunicação

– Evitar a redundância
– Reflitir sobre a real necessidade do que precisa ser discutido pessoalmente ou por telefone (às vezes, um e-mail ou mensagem pode ser mais prático e eficiente)

3. Desenvolver um “senso de pausa” durante o trabalho

– Tenha reuniões externas
– Não programe cada minuto do seu dia
– Procure exercitar-se
– Não criar uma expectativa de obter resultados imediatos
– Ajudar a identificar prioridades, objetivos e metas
– Ajudar colegas com feedbacks sobre o estilo de trabalho de cada um – e estimulando a prática entre eles -; fazendo com que entendam a própria forma de desempenhar atividades
– Criar um grupo de conversas (redes sociais ou qualquer outro meio) para organizar as discussões e concentrar os assuntos em lugares específicos

4. Manter uma rotina de sono saudável

– Evitar marcar compromissos noturnos e de manhã cedo
– Estabelecer intervalos para uma soneca ou descanso (estudos mostram que a maioria dos trabalhadores se privam de um bom sono e que fazer isso pode ser pior que ficar bêbado, quando se trata de desempenho cognitivo!)

Quanto mais consciente formos em como aproveitamos o nosso tempo e a nossa energia, menos vamos ficar atolados com atividades corriqueiras, e muito provavelmente, vamos ajudar a construir empresas mais bem sucedidas, trabalhando com significado, além de viver empreendendo realizações com propósito. Parece que os grandes pensadores budistas já perceberam isso há algum tempo:

“Você deveria meditar 20 minutos por dia, a menos que esteja muito ocupado. Nesse caso, deve meditar por uma hora” — provérbio Zen

Artigo originalmente publicado no site da Endeavor.

Leia também: Produtividade: o que aprendi ao supervisionar cada minuto do meu dia por um mês