A arte de escrever e-mails curtos (e por que isso importa)

A escritora Frankie Rain é uma defensora dos e-mails curtos: “eu diria que não há circunstâncias legítimas que exigem e-mails maiores que um parágrafo ou dois; qualquer coisa além disso provavelmente deveria estar contida em um anexo e não no corpo de um e-mail.”

Para ela, há muitas vantagens e tudo começa com a forma com que o recipiente interpreta o autor do e-mail, dependendo do seu tamanho. “Sabe quem escreve e-mails curtos? Uma lista breve: pessoas que são extremamente ocupadas e não têm tempo de escrever respostas longas”, brinca ela em artigo no Medium.

Do outro lado, e-mails longos mostram que o remetente ou tem muito tempo extra nas mãos, ou está emocionalmente investido no assunto ou na pessoa com quem se comunica, de acordo com Rain. “Pergunte a si mesmo: em sua vida profissional, especificamente, qual das pessoas acima você quer ser?”

Além disso, para ela, há outros benefícios em se esforçar para enviar apenas textos curtos que são tão valiosos quanto. Quando se envia um e-mail longo, há mais chances de que o recipiente adie a resposta, por exemplo. “E escrever e-mails curtos é uma habilidade. Escrever qualquer coisa curta é uma habilidade. (…) No mundo de hoje, as pessoas valorizam a clareza e a brevidade mais do que nunca.”

4 dicas para e-mails curtos e eficientes

Escrever um e-mail curto não é, necessariamente, sinônimo de ser “curto e grosso”. Dá para conciliar o tamanho reduzido com um  cumprimento e até um tom amigável – confira as dicas!

#1 Diga o que quer com o menor número de palavras possível

Para fazer isso, é preciso pensar antes de escrever. “Mergulhar diretamente com uma resposta desconexa que não aborda a questão é apenas outra maneira de procrastinar. Isso faz com que você se sinta produtivo, quando na verdade você está apenas contornando o problema real. Pensar primeiro sobre o que você vai dizer o obriga a ser direto”, escreve a autora.

Por exemplo:

Texto 1 – não otimizado

“Se você não se importar, quando tiver um momento pode, por favor, analisar o relatório em anexo e contar-me o que acha? Eu realmente apreciarei qualquer ajuda ou conselho que você possa dar.”

Texto 2 – otimizado para ser curto e direto

“Por favor, revise o relatório anexo e envie seu feedback. Obrigado!”

O “por favor” e o “obrigado” garantem que o tom seja de educação, ainda sim a mensagem é sucinta. Para Rain, o ponto de exclamação depois do obrigado ajuda a tornar a mensagem leve, por mais que se trate de um pedido.

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#2 Foque em apenas um assunto por e-mail

Discutir vários tópicos em um e-mail pode gerar confusão e até atraso porque o destinatário provavelmente não vai responder até que tenha todas as respostas. Isso pode significar, inclusive, que seu e-mail vai parar na lista de tarefas até que ele tenha mais tempo para trabalhar na mensagem.

Pode parecer bobo enviar vários e-mails de uma vez, mas a autora garante que ambas as partes ficarão felizes de acompanhar cada tópico separadamente.

#3 Aproveite o campo “assunto”

Embora muitos não vejam a linha do assunto como importante ou a utilizem para sumarizar o tópico a ser tratado, ela, o nome do remetente e a data, são as primeiras informações que o destinatário lerá e servirão como base para ele decidir se abrirá o e-mail e até se o responderá na hora.

Mantendo a prática de um tópico por mensagem, fica fácil e organizado preencher o campo “assunto” de acordo com ele.

#4 Utilize templates para mensagens que se repetem

Dependendo do que você faz e os motivos pelos quais utiliza o e-mail, pode ser que você mande muitas variações de uma mesma mensagem. Se essa é a sua situação, vale a pena criar templates no próprio programa para tornar a tarefa mais eficiente.

Deixe um “XXX” nas partes em que precisa personalizar – e tome cuidado para nunca esquecer delas! Para não correr esse risco, Rain aconselha utilizar um documento no próprio computador, ao invés de templates salvos no e-mail. “Sempre que percebo que estou escrevendo a mesma resposta várias vezes, adiciono o texto do e-mail ao meu documento de templates”, diz ela.