Como organizar a caixa de e-mail: conheça 15 ferramentas de organização

Conseguir organizar o e-mail é uma tarefa importante, visto que costuma acontecer por lá as principais formas de comunicação atual, principalmente para fins profissionais. No entanto, com tantas assinaturas e contatos, é fácil perder o controle sobre as mensagens e perder tempo tentando definir o que é relevante – e até urgente.

Muitas plataformas oferecem soluções para gerenciar o e-mail de forma eficiente e acabar com as caixas de entrada cheias. Pensando no assunto, o Na Prática listou alguns dos melhores serviços disponíveis – entre aplicativos, sites e extensões para browser – que facilitam a atividade de organizar o e-mail, além de contribuírem para uma administração eficaz das mensagens.

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Como organizar o e-mail em 3 passos

As ferramentas listadas funcionam com base em três práticas que são indispensáveis para organizar e manter a ordem nos e-mails:

• Apagar e-mails antigos

Exclua todos os e-mails que não sejam novos, ou que não precisem ser consultados. Se está na dúvida quanto à necessidade de guardar certas informações, é melhor armazená-las em um outro documento. Assim, fica mais fácil manter o número de e-mails sob controle.

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• Cancelar inscrições

As inscrições em sites de todos os tipos – por exemplo, compras e notícias – criam volume, na maior parte das vezes, desnecessário. A não ser que você realmente leia e utilize as informações de uma assinatura, o melhor a se fazer é descadastrar seu e-mail. Normalmente, a opção de cancelar a inscrição está em letras pequenas, no fim do corpo de cada e-mail.

• Combinar e-mails

Ter um e-mail profissional e outro pessoal pode ser uma boa ideia, mas só se você consegue manter os dois organizados. Se a administração das mensagens está difícil com os dois, algumas ferramentas podem ajudar a combinar as caixas de entrada dos e-mails e facilitar a organização.

As melhores ferramentas para organizar e-mails

#1 Unroll.me

Preço: grátis

Unroll.me é uma ferramenta gratuita – em aplicativo e para computador – que facilita o processo, porque possibilita o descadastramento em massa e também de assinaturas selecionadas.

#2 FollowUpThen

Preço: grátis (também possui versões pagas)

Ferramenta online simples que permite agendar lembretes para dar seguimento aos e-mails – para você mesmo e para os outros. A versão gratuita possibilita a criação de até 50 lembretes mensalmente. Para aumentar este número e acrescentar outras funções, o preço varia de $2 a $9 por mês.

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#3 HubSpot Sales

Preço: grátis (também possui versões pagas)

Extensão para o navegador Google Chrome que se integra com o Gmail e o Outlook. Basicamente, possibilita receber notificações sempre que alguém abre seu e-mail ou clica em um link nele.

A versão gratuita permite as notificações sobre os e-mails abertos e agenda e-mails, além de outras funcionalidades. A versão paga custa $50 por mês e permite avisos sobre cliques e outras funções.

#4 Spark

Preço: grátis

O aplicativo de organizar o e-mail se destaca por ser capaz de detectar automaticamente a prioridade dos e-mails recebidos. Classificando-os, por exemplo, como mensagens pessoais, notificação de redes sociais ou newsletter.

Dentre algumas das funcionalidades do Spark estão a criação de alertas com datas, ideais para usuários que têm prazo para realizar determinadas tarefas. É possível, inclusive, classificá-las como “mais tarde”, “amanhã”, “algum dia” ou em datas específicas.

#5 IFTTT

Preço: grátis

Abreviação de “If This Then That”, o IFTTT é uma ferramenta de produtividade que automatiza tarefas. Seguindo uma simples fórmula em inglês, é possível programar seus aplicativos e dispositivos para enviar lembretes de e-mails, enviar documentos anexos para o Dropbox e salvar mensagens de contatos específicos, por exemplo.

#6 Google Inbox

Preço: grátis

Inbox é uma ferramenta do Google que permite processar cada e-mail como uma tarefa. É possível adiar a leitura de um-email e até criar lembretes para responder uma mensagem quando estiver em um lugar específico. Além de funcionar no navegador, o Inbox possui aplicativo para iOS e Android.

#7 Gmail “Special Stars”

Preço: grátis

Metodologia criada pelo engenheiro Andreas Klinger, que funciona com o Gmail. Consiste em dois passos básicos: abrir diversas pastas com nomes de ações (como “Aguardando resposta”) e criar estrelas coloridas para cada uma delas. Assim, todos os e-mails são arquivados nas pastas correspondentes e a caixa de entrada fica vazia.

A única questão com relação à técnica é que o aplicativo para celular só permite a visualização da estrela amarela.

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#8 Inbox Pause

Preço: grátis

Para quem já está com a caixa de e-mail lotada, com pouco tempo ou não quer ser perturbado, e precisa focar nas demandas (ou respostas) atrasadas, essa extensão pode ajudar. Disponível apenas no formato web, o Inbox Pause cria um tipo de mecanismo que não permite que novas mensagens cheguem na caixa de entrada e o usuário seja notificado.

Além disso, a ferramenta ainda permite que o remetente seja notificado de que o e-mail não foi entregue – se for algo realmente urgente, ele estará sabendo que não terá respostas tão cedo.

#9 MyMail

Preço: grátis

Essa ferramenta de organização de e-mail que todas as contas sejam dispostas em um interface só – porém há o limite para sete contas diferentes. Além disso, a partir da ferramenta é possível criar filtros e evitar os indesejados spams. Outros recursos, inclusive, são: calendário pessoal, lista de sites favoritos e catálogo de endereços.

#10 Sortd

Preço: grátis (também possui versões pagas)

Ferramenta que organiza o e-mail em listas e colunas e facilita a classificação de cada e-mail. Faz, basicamente, a mesma coisa que a técnica “Special Stars”, mas de forma sistematizada.

O Sortd funciona com o Gmail e possui aplicativo para iOS e Android.

#11 SaneBox

Preço: começa em $7 mensais

O SaneBox analisa cada e-mail e determina seu nível de importância com base nas suas interações passadas. Os mais relevantes ficam na caixa de entrada e os outros vão para pastas que a própria ferramenta cria.

Ao longo do tempo, é possível treinar o SaneBox para filtrar os e-mails de forma mais eficiente.

#12 The Email Game

Preço: grátis

Uma ferramenta para organizar o e-mail para Gmail online, que faz da atividade de limpar o e-mail, um jogo. O Email Game dá cinco segundos para o jogador decidir o que faz com cada mensagem. Cada ação rende certo número de pontos e passar do tempo estimado causa penalização.

#13 Checker Plus

Preço: grátis

O Checker Plus é uma extensão do navegador Google Chrome para o Gmail, que torna possível combinar caixas de entrada de vários e-mails. Com ele, é possível administrar as mensagens de cada um ao mesmo tempo.

Outra função interessante é a possibilidade de receber notificações do Gmail mesmo quando ele não está aberto no browser.

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#14 Mailbird

Preço: grátis (também possui versões pagas)

Ferramenta que unifica suas caixas de mensagem. O Mailbird une em uma única interface seu e-mail, calendário, lista de tarefas e aplicativos de mensagem, como o WhatsApp.

O Mailbird funciona para usuários de Windows. A versão Lite é gratuita, mas a ferramenta possui outras funcionalidades – como colocar seu e-mail em “soneca” – por $1 ao mês. Com $45 é possível ter uma assinatura vitalícia.

#15 SimplyFile

Preço: começa em $49.95

Por fim, temos uma ferramenta para organizar o e-mail do Outlook e que permite criar pastas para classificar e arquivar os e-mails – recebidos e enviados. No SimplyFile, o usuário cria uma barra de ferramentas e acessa facilmente cada categoria criada.