McKinsey sugere modelo para acabar com reuniões improdutivas nas empresas

Trabalhar de casa se tornou um padrão para uma série de profissionais em todo o mundo na pandemia de Covid-19. Só no Brasil, por exemplo, cerca de 9 milhões de pessoas executaram suas atividades dessa forma durante o último ano.

Apesar do estranhamento inicial, o modelo se mostrou fundamental para empregados e empresas economizarem e se protegerem. Agora, com o avanço da vacinação, muita gente tem voltado ao escritório e, outra vez, é preciso adaptar.

Nesse cenário, uma reclamação antiga continua acompanhando profissionais. A grande quantidade de reunião improdutivas associadas a uma gama enorme de projetos está presente em todos os modelos.

Segundo pesquisa da consultoria especializada McKinsey, 80% dos empregadores já pensaram em mudar as regras a respeito das reuniões em algum momento. A dificuldade de encontrar um modelo seguro para mudar as regras, porém, impede os gestores.

Pensando nisso, a McKinsey mapeou os três tipos de interações mais comuns em empresas e criou um esquema que sugere modelos de reunião ou compartilhamento de informação mais eficazes para cada um delas.

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Os 3 tipos de interações mais comuns

As interações mais comuns são as para:

Tomada de decisão

Inclui discussões para tomada de decisões complexas e incertas (decisões de novos investimento, por exemplo), e decisões de rotina gerais (como revisões de resultados trimestrais).

Soluções criativas e coordenação

Inclui sessões de inovação (desenvolvimento de novos produtos) e rotinas de trabalho (alinhamentos de rota diários).

Compartilhamento de informações

Inclui comunicação de via única (um vídeo o e-mail) e comunicação de via dupla (como estandes para tirar dúvidas).

E como organizar as interações de forma eficiente?

A seguir, o modelo sugerido pela McKinsey para decidir como fazer as interações:

Nesses casos, o ideal é usar o bom senso, porque nem sempre será possível seguir as sugestões à risca. Mas, de modo geral, é importante fazer o exercício de pensar: “Essa reunião poderia ser resolvida com outro tipo de comunicação?” Se a resposta for sim, você terá menos uma ocupação no seu dia e poderá ser mais produtivo.