O teste que todo líder deveria fazer antes de executar qualquer tarefa

Delegar tarefas é um dos maiores desafios no ambiente profissional, especialmente para líderes e gestores. Mesmo profissionais experientes enfrentam dificuldades para delegar de forma eficaz, muitas vezes por motivos emocionais, necessidade de controle ou falta de confiança no time. Mas aprender a delegar não é pedir favores: é quase uma condição para o crescimento da liderança, produtividade e motivação da equipe.

No podcast da Harvard Business Review, Elsbeth Johnson, professora do MIT Sloan School of Management, explica que líderes enfrentam dois grandes desafios: não saber diferenciar o que manter e o que delegar, e superar quatro barreiras emocionais e organizacionais que dificultam a delegação. Neste artigo, exploramos essas barreiras, seus impactos e dicas para superá-las.

O que é delegar e por que é importante?

Delegar é o ato de transferir para outra pessoa a responsabilidade de executar determinada tarefa ou projeto, sem abrir mão do acompanhamento e da responsabilidade final. É um processo que envolve confiança, comunicação clara e definição de expectativas.

Benefícios da delegação para líderes e equipes

A delegação eficaz traz ganhos tanto para os líderes quanto para os colaboradores que recebem responsabilidades. Alguns deles são:

• Aumento da produtividade: o líder pode focar em atividades estratégicas.
• Desenvolvimento da equipe: os membros ganham novas experiências e aprendem a lidar com responsabilidades.
• Melhoria da motivação: colaboradores se sentem mais valorizados e confiáveis.
• Maior eficiência: tarefas são distribuídas de forma equilibrada, evitando sobrecarga em uma única pessoa.

Johnson lembra que não delegar também prejudica três partes importantes: a organização (que perde eficiência ao ter pessoas caras fazendo tarefas que poderiam ser delegadas), os colaboradores (que deixam de crescer) e o próprio líder (que deixa de atuar de forma estratégica).

Principais razões pelas quais delegar é tão difícil

Apesar dos benefícios, muitas pessoas ainda encontram dificuldades para delegar. Entre os principais motivos, estão:

• Necessidade de controle: líderes que querem garantir que tudo saia exatamente do seu jeito têm dificuldade em abrir mão, e acabam tendo uma postura centralizadora.
• Falta de confiança no time: preocupação que os colaboradores não tenham competência suficiente.
• Perfeccionismo: acreditar que ninguém vai fazer tão bem quanto o próprio líder.
• Insegurança pessoal: medo de perder relevância ou autoridade ao transferir responsabilidades.
• Tempo insuficiente: muitos acreditam que é mais rápido fazer a tarefa do que explicar como delegar as responsabilidades.

Johnson complementa que líderes produtivos sentem prazer em “fazer” e não só em “gerir”. Esse vício na produtividade pessoal, segundo ela, está ligado até a fatores químicos, como a busca por dopamina ao concluir tarefas.

Consequências de não delegar de forma eficaz

Quando um líder não consegue delegar, toda a equipe acaba sendo impactada. Entre os principais problemas estão:

• Sobrecarga do líder, que acumula atividades e corre risco de esgotamento.
• Baixo desenvolvimento da equipe, já que os colaboradores não recebem desafios.
• Queda de produtividade, porque o tempo do líder é consumido por tarefas operacionais.
• Clima organizacional ruim, com equipes desmotivadas e líderes estressados.

A professora do MIT ressalta que líderes que não delegam acabam criando dependência em vez de capacitar sua equipe. O resultado é um ciclo de sobrecarga e estagnação.

Como superar a dificuldade de delegar

Superar a dificuldade de delegar exige prática, consciência e algum desapego também. Algumas estratégias eficientes incluem:

1. Reconhecer o problema: admitir que a dificuldade existe é o primeiro passo.
2. Construir confiança: investir no desenvolvimento e treinamento da equipe.
3. Definir prioridades: identificar quais tarefas realmente precisam da atenção do líder e quais podem ser delegadas.
4. Aceitar diferentes formas de execução: entender que nem sempre o resultado virá do mesmo jeito, mas pode ser igualmente eficaz.
5. Criar rotinas e checklists: Johnson sugere criar rituais de gestão que reduzam a carga cognitiva e aumentem a qualidade da delegação.
6. Praticar paciência: lembrar que delegar leva tempo e exige consistência.

Boas práticas para delegar com sucesso

Para transformar a delegação em uma ferramenta estratégica, algumas técnicas podem te ajudar:

• Clareza na comunicação: explique a tarefa, os objetivos e os prazos.
• Escolha adequada: delegue para a pessoa certa, considerando habilidades e interesses.
• Estabeleça autonomia: permita que o colaborador tenha liberdade para decidir como realizar a tarefa.
• Monitore sem microgerenciar: acompanhe o progresso, mas sem sufocar a criatividade.
• Forneça feedback construtivo: reconheça os acertos e oriente sobre melhorias.

Johnson também sugere que líderes façam um “teste do melhor e mais barato”: pergunte-se se você é realmente a melhor e mais econômica pessoa para executar aquela tarefa. Se não, é hora de delegar.

Usando a Matriz de Einsenhower para delegar tarefas

A Matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz urgente/importante, é uma ferramenta de priorização que pode ser essencial na delegação de tarefas em ambientes corporativos. A lógica é simples: as atividades são classificadas em quatro quadrantes com base em dois critérios — urgência e importância.

Tarefas importantes e urgentes devem ser executadas imediatamente, enquanto aquelas importantes mas não urgentes devem ser planejadas.

Já as tarefas urgentes, mas não importantes são candidatas ideais para delegação, porque exigem ação rápida, mas não dependem de decisões estratégicas. Assim, delegar essas atividades libera tempo para que líderes e gestores foquem em decisões críticas e de longo prazo.

O quarto quadrante, composto por tarefas nem urgentes nem importantes, deve ser minimizado ou eliminado. Ao usar a matriz como base, a delegação se torna mais estratégica: evita a sobrecarga de trabalho e melhora a produtividade da equipe.

Além disso, ao delegar com base nesse critério, você alinhar o nível de responsabilidade da tarefa ao perfil do colaborador, garantindo uma execução eficiente. A clareza da matriz ajuda também a justificar a delegação perante a equipe, tornando o processo mais transparente e eficaz.

Exemplos de situações em que a delegação falha e como corrigir

Cenários reais

• Excesso de detalhamento: o líder explica minuciosamente cada passo, impedindo que o colaborador tenha autonomia (e isso acaba gerando frustração nos colaboradores).
• Delegar sem suporte: atribuir uma tarefa sem oferecer recursos ou informações suficientes.
• Transferência de tarefas indesejadas: usar a delegação apenas para se livrar do que é “chato”.

Soluções práticas

• Substituir o controle versus delegação por um equilíbrio saudável: acompanhar sem sufocar.
• Oferecer treinamento e materiais para que o colaborador se sinta preparado.
• Delegar também atividades estratégicas, que agreguem valor ao desenvolvimento profissional.
• Seguir a dica de Johnson: quando um colaborador pedir ajuda, em vez de dar a resposta, redefina o contexto e devolva a responsabilidade da decisão.

Delegação consciente

Delegar não é só uma habilidade de gestão, mas uma prática que qualquer líder deve dominar se quiser crescer e desenvolver sua equipe. Entender por que delegar é difícil ajuda a enxergar as próprias limitações e a buscar estratégias eficazes para superá-las.

Com o uso de técnicas para delegar tarefas, confiança no time e acompanhamento adequado, é possível transformar esse desafio em um diferencial competitivo.

Como destaca Elsbeth Johnson, a chave está em mudar a mentalidade: parar de ver a delegação como perda de controle e começar a enxergá-la como investimento no crescimento da equipe e na capacidade estratégica do líder.

Aprender como delegar é um processo contínuo, que exige autoconhecimento, paciência e disposição para abrir mão do controle excessivo.

Adotar a delegação consciente, líderes promovem mais produtividade, engajamento e um ambiente mais saudável para todo mundo.