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Ferramentas e dicas para você dominar a prática de gerenciamento de tempo

Por Suria Barbosa

Saber administrar suas horas é indispensável para uma rotina realmente produtiva, que, além de alta execução, inclua tempo livre para lazer ou outras atividades. Algumas ferramentas podem ajudar nessa jornada - confira!

Assim como a concentração e evitar a procrastinação, a capacidade de gerenciamento de tempo pode ser uma aliada quando o objetivo é aumentar a produtividade. Por isso, selecionamos algumas dicas e ferramentas para te ajudar!

Primeiro, comece entendendo a importância dessa prática e suas especificidades no campo do trabalho e do estudo.

Gestão do tempo

Gestão do tempo, ou gerenciamento do tempo, basicamente é a prática de administrar o tempo disponível para cumprimento do que é necessário. Ao invés de, por exemplo, não pensar sobre ele e apenas executar, gestão do tempo é ativamente organizar de forma a otimizá-lo.

Com a velocidade das relações e atividades atual, gerir seu tempo é uma forma de garantir o cumprimento das tarefas e momentos alternativos, como destinados a lazer.

Dica: uma forma simples de começar a se atentar a isso é listar todas as tarefas e atividades previstas em um dia, estipular o tempo que levará para cumpri-las e organizá-las em um caderno ou agenda. Ordenar por prioridade é uma boa aqui também.

Gerenciar tempo no trabalho – desenvolva a concentração

No trabalho, gerenciar seu dia garante que, além do previsto, você consiga fazer análises mais complexas e, possivelmente, se destacar pela proatividade e aumento de responsabilidade.

Abaixo listamos algumas ferramentas que ajudam, mas um dos pontos a se trabalhar, nesse contexto, é a concentração. A falta dela pode fazer com que qualquer técnica seja inefetiva.

Para desenvolver a sua concentração, estipule um tempo para o trabalho sem interrupções e cumpra-o. Se parece difícil, comece determinando intervalos curtos. A técnica Pomodoro é ótima para o início – conheça aqui.

Não se esqueça de controlar interferências tecnológicas. Desative notificações, bloqueie redes sociais e agende um tempo livre para checá-las. Literalmente: marque na sua agenda 5 minutos de pausa para olhar o Instagram, por exemplo.

Gerenciar tempo de estudo – “compre” a responsabilidade

A importância de gerir o tempo extrapola o âmbito profissional: se boa parte das suas tarefas são ligadas a estudo, é preciso gerenciar o tempo dedicado a ele também. Aqui, no entanto, apesar da concentração ser também um desafio, as circunstâncias se diferem e uma delas pode ser um desafio extra para alguns.

O fato de que não há uma responsabilização externa direta – como um projeto com prazo estipulado pelo seu chefe – pode significar mais chances de procrastinação para alguns.

Para driblar isso, confira nossas dicas na matéria especial sobre procrastinação. Uma das formas é quebrar a tarefa em pequenos objetivos – tão pequenos que seja fácil de cumpri-los.

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Ferramentas de gerenciamento de tempo

Método Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de gerenciamento de tempo e produtividade bastante conhecida, que dá o nome a um livro de David Allen (em português, a “A arte de fazer acontecer – O método GTD”), que é seu idealizador.

Basicamente, seu objetivo é tirar o que está na cabeça, para deixá-la livre e também incentivar a execução. A GTD prevê cinco passos grandes – que podem possuir subdivisões:

  1. Capturar – coletar o que precisa da sua atenção: utilize qualquer forma de registro, como uma gravação de áudio, nota em um caderno, de tudo que chama ou precisa da sua atenção (tarefas, ideias, projetos, etc.)
  2. Clarificar – explicar o que significa: é algo em que você pode agir? Se não, elimine a “coisa” ou arquive-a como referência. Se levaria menos de dois minutos para ser feita, faça-a imediatamente. E, se for levar mais tempo, delegue-a ou coloque em uma lista para depois.
  3. Organizar – coloque no “lugar certo”: crie listas apropriadas para cada classe de atividade e, nesta etapa, divida as atividades entre elas.
  4. Revise – reflita sobre com frequência: olhe para as suas listas com a frequência necessária para saber o que fazer em seguida, mas também limpe-a e atualize-a, quando precisar.
  5. Execução – “apenas faça”: utilize seu sistema como base para realmente agir

Matriz de gerenciamento de tempo

Acumular atividades pode dispersar e favorecer a procrastinação, além de tornar a rotina mais cansativa. A matriz de gerenciamento de tempo é uma ferramenta visual que ajuda a priorizar e administrar as horas do dia de acordo com o que realmente importa.

A ferramenta, também conhecida como Matriz de Eisenhower, envolve uma grade simples, com quadro quadrantes:

  1. Importante e urgente 
  2. Importante, mas não urgente 
  3. Não importante, mas urgente 
  4. Não importante e não urgente

É importante saber diferenciar entre importante e urgente: o que tem um prazo curto é urgente, importante é o que realmente vai ter resultados e te levar para mais perto de algum objetivo.

Matriz de gerenciamento de tempo / Reprodução site Projete Você
Matriz de gerenciamento de tempo / Reprodução Projete Você

 

Assim como a imagem mostra, a ideia é que você deve priorizar o que está no primeiro quadrante (importante e urgente) e programar as tarefas do segundo. No terceiro, em relação ao que não é importante mas é urgente, se puder, delegue. E tente eliminar do seu dia o que está no quarto, já que não é importante para sua rotina e nem urgente.

Técnica 5W2H

A metodologia 5W2H se baseia na resposta de 7 perguntas – representadas pelo 5W e 2H do seu nome. Seu objetivo é avaliar a importância e fomentar o início de qualquer projeto.

5W:

  1. What? (o que será feito?)
  2. Why? (por que será feito?)
  3. Where? (onde será feito?)
  4. When? (quando?)
  5. Who (por quem será feito?)

2H:

  1. How (como será feito?)
  2. How much (quanto vai custar?)

Respondendo as questões, você já tem o passo inicial para começar, de fato, o trabalho. A técnica ajuda no gerenciamento do tempo na medida em que evita a procrastinação e determina uma data para finalizar o trabalho. Daí, basta dividir quebrar a sua responsabilidade em micro-objetivos e dividi-los durante os dias até o prazo final.

Curso de gerenciamento de tempo

Uma das ferramentas que apresentamos nessa seleção é o Curso Produtividade Na Prática, que é gratuito e online, como uma opção que apresenta a teoria e também oferece experiências práticas.

Em quadro módulos, o participante desenvolve seu foco, aprende a priorizar tarefas, evitar distrações, criar um bom planejamento e hábitos que favoreçam sua eficiência. No total, são oito horas de conteúdo em vídeo, texto e atividades práticas produzidos com a Excelência da Fundação Estudar.

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