8 dicas para uma comunicação eficiente trabalhando em home office

“A eficácia das equipes remotas raramente tem a ver com o diagnóstico errôneo de que as pessoas são de alguma forma inerentemente menos produtivas quando não estão sendo monitoradas pessoalmente”, destaca Brian Zotti, vice-presidente de Serviços e Operações, em artigo na Forbes.

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Em vez disso, segundo ele, um dos principais problemas costuma ser falta de alinhamento entre as partes, algo facilmente evitado com práticas de comunicação mais eficientes. Em tempos em que o home office é recomendado porque aumenta o isolamento social, muitas empresas experimentam pela primeira vez esse modelo de trabalho, que tem peculiaridades e seus próprios desafios.

Um deles, o da comunicação. Como fazer com que ela seja tão clara e assertiva quanto é presencialmente? Compilamos as melhores dicas do artigo da Forbes mencionado e de outro texto, da tradicional revista de negócios Inc., para ajudar a melhorar a sua comunicação, do seu time ou empresa, enquanto o trabalho se dá remotamente.

8 dicas para uma comunicação eficiente em home office

#1 Deixe as expectativas claras

Nada é tão claro quando se está à distância, por isso o melhor é comunicar as expectativas e não deixar que as pessoas façam suposições. Se você gerencia pessoas, seja claro com elas sobre qualquer expectativa de comunicação e produtividade nova ou diferente que tenha agora que sua equipe está trabalhando remotamente.

“Crie um manual de comunicação que delimite o ‘quem’, ‘o quê’, ‘quando’ e ‘como’ e como seu time deve interagir”, diz Brian.

#2 Use bem as ferramentas disponíveis

O vice-presidente entrevistado recomenda Skype, Google Hangouts, Zoom e Adobe Connect para comunicações por vídeo. Para ele “as ferramentas de comunicação são críticas para permitir interações abertas, contínuas, diretas e em tempo real”.

Na prática, isso pode incluir inclusive treinamentos (mesmo que casuais) sobre como utilizar ferramentas virtuais de casa, para que todos do time consigam contribuir para a fluidez na comunicação.

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#3 Aposte na comunicação “cara a cara” (pelo menos) de vez em quando

Kyle Winkfield, presidente da empresa de gestão de patrimônio Finley Alexander destaca a importância das conversas “um a um”. “Se você não receber uma resposta em um dia, envie um lembrete. Algumas pessoas ficam em pânico com todas as notícias e certas tarefas tendem a se perder em sua organização diária.

Ainda acredito que um ‘cara a cara’ através de uma plataforma como o Facetime é o mais eficaz.” No contexto atual, as pessoas valorizam e precisam ver um rosto amigável (pelo menos) de vez em quando.

#4 Na dúvida, escolha comunicar mais do que menos

Prefira comunicar de mais do que de menos quando estiver em dúvida. Se você pensar que seu colega pode querer saber de alguma coisa por exemplo, fale, mesmo se ele não perguntar. Assim, diminui a chance de suposições erradas por parte dos outros.

#5 Deixe claro como e quando podem falar com você

Informe a sua equipe sobre seus horários e hábitos de trabalho. Você prefere que as pessoas conversem com você logo de manhã? Quer uma atualização diária ou semanal sobre o que seu time está fazendo? Prefere não estender as reuniões para depois das 19h? Quanto mais orientação e limites der (claro, se puder), menos mal-entendidos ocorrerão e mais suave será o trabalho remoto. Isso é ainda mais importante se você e sua equipe trabalham em diferentes fusos horários.

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#6 Crie o hábito de responder prontamente

Responda prontamente e-mails, chamadas e correios de voz. Lembre-se de que as pessoas tendem a ter mais consciência sobre o tempo quando trabalham remotamente. Além disso, a informação pode ser urgente e/ou paralisar parte do trabalho de alguém, então vale levar isso em conta e prevenir o prejuízo aos colegas.

#7 Resolva os problemas (grandes) com uma ligação

Para problemas grandes, considere ligar para a outra pessoa. E-mail, texto, mensagens instantâneas, Slack e outros métodos de comunicação escritos são ótimas ferramentas, mas são mais propensos a provocar mal-entendidos. Quando perceber que isso está acontecendo, pegue o telefone e resolva a questão com uma conversa.

#8 Mantenha também os seus hábitos casuais de comunicação

Se você costuma conversar pessoalmente com os colegas antes de uma grande reunião, faça isso mesmo à distância. Se costuma conversar com o seu par pela manhã, faça o mesmo remotamente.

Mesmo em casa, é interessante confirmar o recebimento de mensagens e entrar em contato com as pessoas quando iniciar e terminar o dia. Tente seguir os mesmos rituais e hábitos para manter os relacionamentos, uma comunicação eficiente e até um maior senso de normalidade.